Assistant formation F/H

Accueil de proximité
Accueil physique et téléphonique des agents
Orientation, conseil et information auprès des agents de l'établissement dans le domaine de la formation
Recueil et vérification des éléments constitutifs des dossiers de demande de formation des agents
Inscrire les agents aux formations locales, centrales ou auprès de prestataires extérieurs
Editer les convocations, les lettres de refus, les attestations de présence, et les transmettre aux personnes concernées (hebdomadaire)
Gérer et suivre les dossiers concours : diffusion des avis, suivis des résultats sur webconcours
Gérer administrativement les stages et sessions de formation (utiliser HRA Formation) : créer le stage dans HR formation, établir les fiches pédagogiques, créer les sessions, effectuer les rattachements au plan de formation, suivre les formations locales
Gérer le planning, le matériel et les salles (ouvertures et fermetures) pour les formations locales , consulter l’état des inscriptions, Accueillir, renseigner les participants et les formateurs, transmettre les feuilles d’émargement aux formateurs
Gérer les clôtures de sessions de formation : recenser les feuilles d’émargement, régulariser les enregistrements dans HR formation, s’assurer de l’exhaustivité et de la fiabilité des saisies dans HR (mensuellement)
Classer les documents : feuilles d’inscription, feuilles d’émargement,
Assurer la gestion des demandes de stage du personnel non soignant : conventions (réception et envoi) de stage, tenue d’un tableau de suivi des stages dans l’établissement, vérifier les pièces constitutives des demandes de stage.
Cellule transversale :
Gérer les dossiers de formation payantes :  Gérer les conventions entre le prestataire et le Groupe hospitalier, vérifier les taux de TVA, vérifier les échéanciers de paiement ; créer les EOTP dans SAP, consulter les marchés centraux en vigueur via le WEBACHA, effectuer des demandes d’achat dans SAP
Gérer les factures  : transmettre au service facturier, un dossier complet, incluant les pièces constitutives requises
Gérer les éléments variables de paie, vérifier les pièces constitutives d’une demande de remboursement de frais de formation
Gérer les ordres et frais de mission (France ou Etranger)
Effectuer des travaux préparatoires pour l’élaboration du plan de formation
Participer à la communication de l’offre de formation auprès des agents du groupe hospitalier (mails, affichages, informations auprès des agents)
Effectuer des activités de secrétariat : gérer, classer et archiver les documents, réguler les appels téléphoniques
Organiser des réunions pour le service formation (commission formation, lancement de formation, …) :  diffuser l’ordre du jour, convoquer les participants, rédiger  des compte-rendu
Elaborer et tenir des tableaux de suivi : suivi des engagements financiers, suivi des différentes activités du service formation (dossiers