Assistant Gestion Administrative F.H
Référence : 2025-1876487
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Jean-Monnet - Saint-Etienne
Université Jean Monnet - Localisation : Télécom Saint Etienne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
POSITIONNEMENT
Rattaché à Télécom Saint-Etienne, et sous la responsabilité fonctionnelle d’Émilie Gamet Directrice des Relations internationales, et hiérarchique du responsable du pôle relations extérieures.
MISSIONS & ACTIVITES
2 missions principales
- Relations internationales : partenariats, mobilité entrante et sortante des étudiants de TSE
- Gestion des emplois du temps
Relations internationales, en binôme avec l’assistante RI en poste :
1. Gestion et suivi des mobilités étudiantes
Accompagner les étudiants dans leurs démarches de mobilité sortante (candidatures, bourses…).
Accueillir et suivre les étudiants étrangers en mobilité entrante (candidatures, inscription, intégration…).
Assurer la gestion administrative des échanges et le suivi des étudiants (vérification des pièces des dossiers, rappels, relances…).
2. Benchmarking des partenariats internationaux
Assurer la veille et l’actualisation des opportunités de mobilité et de financement international. Collaborer aux échanges avec les futurs partenaires.
3. Organisation d’événements et de programmes internationaux
Participer à l’organisation de réunions d’information sur la mobilité internationale.
Participer à l’accueil de délégations étrangères
Collaborer à l’organisation de journées dédiées à l’international.
Emplois du temps, en coordination avec une équipe de 3 à 4 personnes (enseignant-chercheur en charge de la coordination pédagogique, gestionnaire(s) de scolarité et gestionnaire RH) :
Élaboration et gestion des emplois du temps
Concevoir et mettre à jour les emplois du temps des étudiants et des enseignants en tenant compte des contraintes pédagogiques, administratives et logistiques.
Coordination et communication
Informer les étudiants et les enseignants des éventuelles modifications d’emploi du temps.
Gérer les demandes de modifications et les ajustements en fonction des imprévus (absences, annulations, événements spéciaux).
Gestion des aléas et résolution des conflits
Anticiper et gérer les conflits d’emplois du temps
Assurer un suivi régulier et mettre en place des ajustements en fonction des retours des parties prenantes.
Prévoir disponibilité pour un entretien le 15/04/25
Profil recherché
CONNAISSANCES/COMPETENCES REQUISES
Une connaissance des logiciels spécifiques n’est pas demandée mais une aisance avec les outils numériques est nécessaire
Maîtrise de l’anglais
Aisance relationnelle et dans la communication écrite et orale
Capacité d’adaptation et de travail en équipe.
Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
Dynamisme et réactivité
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’Université Jean Monnet
Université pluridisciplinaire, l’Université Jean Monnet de Saint-Etienne offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 5 sites (dont un site à Roanne), l’Université accueille plus de 20 000 étudiants et 1 650 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 4 instituts dont une école d’ingénieurs (Télécom Saint-Etienne), 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.
Descriptif du service
Télécom Saint-Étienne est une grande école publique d’ingénieurs du numérique, affiliée à l’Institut Mines-Télécom et interne à l’Université Jean-Monnet. Elle forme 730 élèves dans le domaine du numérique : photonique, électronique, télécommunication, réseaux, traitement d'images, informatique, information-communication. Les élèves accèdent aux cycles ingénieurs au niveau postbac par la classe préparatoire intégrée ou au niveau bac+2 après une classe préparatoire aux grandes écoles (concours Mines-Télécom) ou par candidature sur dossier (DUT, BUT, BTS, Licence). Trois cycles d’ingénieurs sont proposés : un sous statut étudiant et deux par la voie de l’apprentissage. Télécom Saint-Étienne dispose d’un incubateur de startup, est adossée à 4 laboratoires de recherche et à une école universitaire de recherche. A la rentrée 2026 est prévue l’ouverture de deux nouvelles filières ingénieurs en apprentissage.
À propos de l'offre
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Rejoindre l’Université Jean Monnet, c’est :
Travailler dans un établissement engagé, dans une démarche forte de responsabilité sociétale de l’établissement, avec une attention soutenue sur la qualité de vie et les conditions de travail.
Évoluer et se former tout au long de sa carrière.
Assurer un équilibre vie professionnelle / vie personnelle grâce à 49 jours de congés par an, 2 jours par semaine de télétravail pour 6 mois d’ancienneté, 12 jours de télétravail flottant à l’année et la possibilité de répartir le temps de travail hebdomadaire sur 4.5 jours. L'organisation du temps de travail est analysée par service en fonction des activités
Bénéficier, tout au long de la carrière, d’un accès à un réelle variété de métiers, à des mobilités et à une évolution professionnelle.
Travailler pour une mission de service public (la formation et la recherche) au contact d’un public étudiant.
Pouvoir bénéficier de nombreux accès culture et sport.
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Susceptible d'être vacant à partir du 26/03/2025
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Assistante / Assistant d'éducation
