Assistant gestionnaire financier et administratif (H/F)
Référence : 2024-1606556
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Avignon Université
Avignon Université - Localisation : Avignon Université
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 22,8 k€ € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions du poste : Assurer la gestion financière, comptable et administrative de centres d’enseignement et de recherche . Veiller au respect de la réglementation financière en vigueur en apportant soutien et conseil aux équipes. Faire le lien entre le Centre d’enseignement et de recherche , la Direction de l’Institut et les services centraux et communs de l’établissement.
Activités principales :
- Gestion comptable en dépenses :
préparation des achats et des missions, engagement des commandes
Suivi administratif des documents relatifs aux engagements (mise en signature et transmission aux services concernés)
vérification du respect des clauses contractuelles financières et administratives
vérification et validation des services faits
alertes si détection d’anomalies comptables ou contractuelles
Relance des fournisseurs pour paiement
gestion des opérations comptables de fin d’exercice
gestion des gratifications de stage
classement et archivage des pièces et justificatifs des opérations financières et comptables
- Accueil, information et soutien à la recherche et à l’enseignement :
Conseil aux responsables de crédits en matière d’élaboration et d’exécution budgétaire
Coordination étroite avec les services de la DFACI et Agence Comptable
Relations quotidiennes avec les chercheurs et leurs gestionnaires et correspondants financiers : conseils et informations sur les procédures financières et informatiques
Relations ponctuelles avec les partenaires financeurs des contrats et les fournisseurs
- Budget Laboratoire/Départements
Elaboration et exécution du budget
Contrôle du disponible et mise en œuvre de virements budgétaires
Réalisation des extractions et des tableaux de bord
Réalisation et mise à jour des tableaux de suivi budgétaires à des destination des laboratoires/départements
Réalisation ponctuelle de rapports financiers sur demande du chef de service
Communiquer et expliquer les documents budgétaires
Réalisation de bilans et clôture des lignes EOTP
Suivi des conventions
- Recrutement
Etablissement la demande préalable de recrutement et accompagner l’équipe dans l’élaboration et suivre la constitution du dossier
Prise en charge financière de l’agent
Accueil des nouveaux arrivants
Suivi de la masse salariale d’Etablissement (MSE) et des contrats
Vérification déversement paie
- Colloques
Collecte des informations liées au colloque (présentation, programme…)
gestion de la logistique (réservation de salles, réservation traiteur, hébergement, …)
préparation des achats et des missions, engagement des commandes
Suivi administratif des documents relatifs aux engagements (mise en signature et transmission aux services concernés)
Aide à l’ élaboration budget, mise en place de tarification
Suivi des recettes (prévisionnel/réalisé) et gestion des factures client (facturation et suivi des paiements)
- Gestion des doctorants : Accueil, gestion des inscription, organisation soutenance
- Gestion administrative
Profil recherché
· Connaissances :
- Maîtrise des principes de base des finances publiques et des marchés publics
- Connaissance générale des règles et techniques de la comptabilité
- Organisation et fonctionnement de l’EPSCT
- Connaissance de l’organisation et le fonctionnement de la Recherche en université
- Circuits de décision en matière financière et comptable
· Compétences opérationnelles :
- Maîtrise des procédures financières, budgétaires et comptables spécifiques au domaine d’activité
- Maîtrise des procédures réglementaires : structurer et contrôler la légalité et la régularité des opérations
- Maîtrise du progiciel de gestion SIFAC/SAP
- Utilisation de la bureautique usuelle (tableur et traitement de texte) et de la messagerie électronique
- Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
- Capacités d’attention, de précision et d’investigation (négociation des achats, demande de devis)
- Capacité de rédaction : mails/courriers, notes, rapports financiers
· Compétences comportementales :
- Esprit d’équipe, communication et sens relationnel fort, diplomatie, confidentialité : public très varié (enseignants-chercheurs, administratifs, élus et Direction, partenaires extérieurs, fournisseurs)
- Sens de l’organisation et capacité de hiérarchisation des priorités
- Méthodique, rigoureux et qualités d’analyses et de synthèse
- Réactivité et aptitude à travailler dans l’urgence
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Comptabilité, gestion
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Université de territoire, bénéficiant d’un patrimoine immobilier exceptionnel et classé, Avignon Université est un établissement pluridisciplinaire, accueillant chaque année environ 7500 étudiants et 690 personnels (dont 370 enseignants et 320 personnels BIATSS), sur deux campus. Elle est membre de l’association Aix-Marseille-Provence-Méditerranée (AMPM). Elle comprend 2 Instituts, 1 IUT, 1 Centre d’enseignement et de recherche en informatique, 2 écoles doctorales, 17 laboratoires de recherche, 2 structures fédératives de recherche et ses 160 formations, adossés à deux axes identitaires : Agro&Sciences et Culture, Patrimoine, Sociétés numériques. Cette spécialisation positionne l’Université comme un acteur essentiel du développement socio-économique du territoire et lui permet de se distinguer dans le paysage universitaire.
Descriptif du service
Missions du Pôle financier : Assurer la gestion financière et comptable des départements d’enseignement, du Service général de l’Institut et des laboratoires de recherche. Engager les dépenses et enregistrer les missions sur le SI financier , suivre le budget , conseiller les équipes sur les programmations budgétaires et les recrutements . Les gestionnaires du Pôle veillent à l’application de la réglementation financière au sein de l’Institut en lien avec la Direction financière de l’établissement et les services de l’Agent comptable.
À propos de l'offre
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Contraintes spécifiques : Le rythme de travail est globalement constant. Toutefois, des variations d’intensité peuvent intervenir de manière ponctuelle et surtout en fin d’exercice budgétaire (clôture des comptes) puis de mise en place du budget.
Possibilités de permanences sur les différents campus.
· Situation géographique :
- Le Pôle financier et situé sur le campus Jean-Henri Fabre (Agroparc)
- Les laboratoires de recherche et les départements d’enseignement sont répartis sur les campus Hannah Arendt (en centre ville) et Jean-Henri Fabre (sur Agroparc)
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Vacant à partir du 02/09/2024
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Gestionnaire de comptabilité
