Assistant (H/F) du sous-préfet

Groupe RIFSEEP : 1


Les activités en propre :

Assistanat du sous-préfet :
- Préparation des départs et des arrivées des sous-préfets.
- Gestion de tous les courriers et des visites protocolaires liées à la prise de fonction.
- Gestion de l’agenda .
- Gestion de la logistique des réunions internes ou en extérieur
- Traitement des sollicitations du Sous-Préfet,
- Anticipation des visites et des évènements liés à la représentation
- Supervision de la logistique liée aux cérémonies
- Planification et organisation des réceptions
- Coordination avec le responsable des chauffeurs
- Lien avec le secrétariat du Préfet et des autres Sous préfets en cas de temps communs.
- Accueil des rendez-vous et des participants aux réunions programmées.
 
Secrétariat particulier du sous-préfet :
- Rédaction des courriers, notes et mettre en page des documents
- Préparation des dossiers de visites des collectivités de l’arrondissement
- Gestion de la communication et revue de presse
- Suivi des outils de gestion des annuaires ou contacts utiles.
- Actualisation des trames officielles et autres chartes graphiques.
 
Suivi administratif et financier de la sous-préfecture :
- Suivi et gestion du budget de fonctionnement de la sous-préfecture en lien avec le SIDAF,
- Assurer l’interface avec le service achats/finances du SGCD
- En lien avec l’agent technique et l’intendant, suivi des travaux et de la bonne tenue de la sous-préfecture

Les activités partagées en cas de besoin :
 
- Gestion de l’accueil physique et téléphonique en fonction des flux
- Greffes des Associations
- Point d’Accueil Numérique
- Feux d’artifices
 
 
Votre environnement professionnel :
Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie A, 2 agents de catégorie B, 3 agents de catégorie C, 1 agent technique et 1 agent sous prestation de service.
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet (secrétaire générale en son absence)