Assistant manager
Référence : 2023-1185419
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Réseau Canopé - Direction Terrirotiale Nord-Pas de Calais-Picardie
RESEAU CANOPE DT DES HAUTS DE FRANCE - Localisation : 45 Rue St Leu, 80000 Amiens
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Assurer le secrétariat et intervenir en appui administratif et logistique auprès du responsable et/ou d’autres membres de l’encadrement, pour un ou plusieurs services.
Réaliser le suivi et la gestion du dossier HSE pour les 2 académies Amiens et Lille ( suivi des tableaux des Heures Supplémentaires Enseignants, contacts avec les enseignants, gestion des pièces administratives, saisies des heures dans l’outil ASI Eduline, réalisation des bilans en lien avec les Rectorats…)
Note : ce volet HSE prendra une part significative du temps ( environ 40%)
Maîtriser un secteur administratif opérationnel : prendre en charge l’instruction, la préparation, la présentation, le traitement et le suivi de dossiers spécifiques pour le compte de l’encadrement du ou des services ; assurer la saisie, la mise en forme de documents ; le tri, le classement et l’archivage (physique ou numérique) des dossiers. Recueillir, rassembler, traiter et diffuser de l’information (rédaction de notes)
Exemple de dossiers : gestion des marchés, gestion des contrats ( espaces verts, machine à affranchir…) gestion des droits d’auteur pour l’Edition, suivi de Chorus PRO etc.
Assurer le traitement du courrier postal et électronique (départ et arrivée) : réceptionner, trier, enregistrer pour assurer la traçabilité et diffuser ou transmettre (bordereaux d’envoi) les courriers et les courriels. Gérer le suivi des parapheurs. Gérer les Ordres de Missions et les plannings (absences, déplacements, réunions…). Effectuer un suivi et un contrôle des échéances.
Assurer ( selon besoins) l’accueil physique et téléphonique pour la DT (réceptionner, filtrer, traiter les appels) et orienter les interlocuteurs internes et externes (partenaires, prestataires, usagers extérieurs) du ou des services
Gérer l’adresse mail contact.dt-hdf@reseau-canope.fr
Assurer la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la valorisation, le classement et l’archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou dématérialisés mis à la signature.
Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions au sein du ou des services (convocation, ordres de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles…). Le cas échéant prendre en charge les comptes-rendus des réunions.
Note : Le poste peut intégrer une mission de référent sur un sujet du Réseau ( ex : Qualité de vie au Travail…)
• Le cas échéant, gérer les déplacements et assurer le suivi des congés et des absences des personnels du ou des services.
• Apporter un soutien logistique et un appui sur le plan administratif et technique aux activités du ou des services : gestion de bases de données (annuaire, organigramme…), participation à des tâches ponctuelles.
• Le cas échéant coordonner l’activité d’une équipe.
Profil recherché
Connaissance du Statut général de la fonction publique
Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance du projet de l’établissement
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des documents…)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…) utilisés dans la structure
Connaissance des principes et des outils de la culture numérique
Méthodologie de conduite de projet
Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins
Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances ; faire face à une pluralité de tâches diversifiées
Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques, de l’internet et des applications informatiques spécifiques à l’activité
Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
Avoir une capacité rédactionnelle dans la langue française (techniques de l’expression écrite sur support physique ou dématérialisé). Savoir rédiger et mettre en forme des documents ; réaliser des synthèses
Maîtriser la communication orale
Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas, parer aux urgences
Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information. Prendre des notes
Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte
Savoir trouver, traiter et diffuser de l’information
• Posséder l’aptitude à porter les valeurs et à valoriser l’image de la structure.
• Etre apte au travail en équipe.
• Etre organisé et méthodique, rigoureux, fiable.
• Avoir le sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ; le goût de l’initiative. Etre autonome, capable d’initiative, tout en sachant rendre compte.
• Posséder une capacité d’adaptation, une aptitude à travailler dans des délais contraints, de la réactivité et une disposition à la prospective
• Faire preuve de curiosité intellectuelle, du sens de l’analyse et de l’esprit de synthèse.
• Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, communiquer, dialoguer, exposer des idées, argumenter en faisant preuve de la capacité de conviction, faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.
Évolution des outils bureautiques.
Diversification des fonctions.
Accroissement du rôle d’interface avec les services.
Evolution des technologies de l’information et de la communication.
Impacts sur l’emploi-type :
Actualisation et développement des compétences correspondant à ces évolutions.
Nécessité d’une plus grande polyvalence.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
L’encadrement de la structure de Réseau Canopé dans laquelle se situe cet emploi. L’ensemble des services supports ou métiers de cette structure ; L’ensemble des services de Réseau Canopé (services centraux et directions territoriales). Les services ministériels et/ou académiques, la communauté éducative, les collectivités territoriales et, d’une manière générale, les différents partenaires et prestataires internes ou externes, institutionnels ou non, de la structure.
Descriptif du service
Missions :
Assurer le secrétariat d’un ou plusieurs services et le traitement administratif de dossiers. Contribuer au bon fonctionnement de la structure, en apportant une assistance administrative, logistique et technique aux activités.
À propos de l'offre
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Disponibilité nécessaire
Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité de la structure.
Respect des règles de confidentialité.
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Vacant à partir du 01/07/2023
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Assistante / Assistant de direction
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Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
Secrétaire général de mairie (h/f) - PIERREGOT
