Assistant Médico Administratif ou Adjoint Administratif Métier Secrétaire Médical en Rhumatologie H/F
Référence : 2024-1760623
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier Universitaire de Saint Etienne
CHU de SAINT-ETIENNE 25, Boulevard Pasteur 42055 Saint-Etienne Cedex 2 - Localisation : Hôpital Nord, SAINT ETIENNE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
CADRE GENERAL DU POSTE
L’AMA assure les missions qui lui sont confiées sur les domaines suivants :
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherché
- Planifier l’activité de gestion des rendez-vous de consultation et d’hospitalisation
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le PUBLIC et/ou orienter des appels téléphoniques en fonction de leur nature
MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE
Poste transversal avec fonctions et tâches multiples :
Accueil :
- Accueil physique des consultants
- Accueil téléphonique géré en équipe de l’activité ambulatoire
Courrier :
- Frappe de compte rendus de consultations ou d’examens
- Mise en pli des courriers pour envoi
- Archivage numérique
Organisation
- Gestion agendas Easily
- Gestion mails sur Outlook
- Gestion courrier postal + fax
- Gestion demandes de consultation en ligne
- Inscription des patients sur Worklist Xplore
- Préparation des consultations médecins
- Préparation des étiquettes des patients attendus en consultation
- Approvisionnement des stocks de papeterie dans les salles de consultation
- Gestion de 5 à 6 médecins
Organisation du secrétariat
- Travail en équipe de 5 secrétaires
- Tous postes mixtes entre activités ciblées et partage d’activités sur fonctions principales
- Amplitudes horaires d’ouverture du secrétariat 8h – 18h avec horaires décalés dont :
- Une fermeture à 18h par semaine par secrétaire
- Une pause repas en deux tours, un à 12h30, l’autre à 13h15
Profil recherché
COMPETENCES et CONNAISSANCES
- Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Diplômes requis :
- Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS ou d’une formation équivalente
- BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Formations obligatoires :
- Identitovigilance
- Accueil physique et téléphonique
- Confidentialité
Formations à réactualiser tous les 4 ans
SAVOIR FAIRE
- Mettre en route les différents postes de travail
- Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des comptes-rendus
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Faire preuve de discernement face à des informations confidentielles
- Savoir prendre du recul face à une situation
- Respecter les règles de confidentialité.
- Connaître les modes dégradés
- Transmettre ses connaissances
- Participer à la rédaction et à l’amélioration des procédures
- Participer à la mise en place de nouvelles activités le cas échant
- Assiduité et ponctualité
SAVOIR ETRE
- Être capable de travailler en équipe pluriprofessionnelle
- Avoir le sens de la communication et des relations
- Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Être dynamique et motivée
- Faire preuve de rigueur et de méthodologie professionnelle
- Faire preuve de respect à l’égard des patients et des intervenants
- Avoir le sens du contact : être accueillant, courtois, discret, diplomate
- Capacité d’intégration dans une équipe pluridisciplinaire
- Être capable d’autonomie dans son travail
- Développer une attitude positive en toute circonstance
- Faire preuve de mobilité.
- Inscription dans une démarche de projet et de qualité continue
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- S’adapter à l’activité du service
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le CHU de Saint-Etienne est un pôle de référence hospitalo-universitaire dans de nombreuses disciplinaires en région Auvergne-Rhône-Alpes. C’est également l’établissement support du GHT Loire qui compte 15 établissements publics de santé. Centre de référence dans de nombreuses disciplines, le CHU de Saint-Etienne assure une fonction de recours et favorise par son partenariat avec l’université et les grandes écoles stéphanoises, l’innovation et le progrès dans les prises en charge des patients. Il assure également une mission de soins de proximité au bénéfice de l’agglomération stéphanoise en liaison avec divers acteurs et dans une logique de réseau de soins. L’établissement compte 3 sites hospitaliers, 68 services de soins, 16 pôles d’activité médicale, près de 8 350 professionnels et des centaines de corps de métiers (soignants, techniques, logistiques, administratifs, médicotechniques…). Le CHU dispose de 1 920 lits et places et prend en charge plus de 170 000 patients en hospitalisation et séance et plus de 500 000 en consultation.
Descriptif du service
Le service de Rhumatologie fait partie du pôle du Pôle Médecines Spécialisées. Il se situe au Bâtiment A niveau +1 et, est sous la responsabilité du Professeur Thierry THOMAS
Le secrétariat est composé de 4 bureaux et 5,5 secrétaires :
Le secrétariat 1 assure l’accueil principal des patients venant en consultation ou en examen pour le plateau technique (densitométrie, échographie ostéo-articulaire). La secrétaire assure également le travail lié à l’activité ambulatoire des 3 médecins attachés et docteurs juniors en consultation.
Le secrétariat 2 assure la fin de parcours d’une partie des consultants, ainsi que l’activité médicale générée par le Pr MAROTTE et le Dr AMOUZOUGAN d’une part ; l’activité médicale et administrative du chef de service, le Pr THOMAS d’autre part. Ce secrétariat assure également l’essentiel des courriers liés à l’activité d’hospitalisation complète.
Le secrétariat 3 assure la fin de parcours d’une partie des consultants, ainsi que l’activité médicale générée par les Dr NEEL et Dr JERUM d’une part, les Dr COMAN et Dr OLIVERI d’autre part. Ce secrétariat assure également les courriers liés à l’activité de l’hôpital de jour.
Le secrétariat 4 est dédié à la filière ostéoporose avec identification des patients, convocation, courrier et gestion de la base de données.
À propos de l'offre
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HORAIRES et CYCLE DE TRAVAIL
- Du lundi au jeudi de 8h00 à 18h00 – vendredi 8h00 – 17h00
- Organisation en poste de travail (polyvalence) accueil physique – accueil téléphonique – frappe des courriers
LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
Les secrétaires médicales sont sous l’autorité de la Direction des Soins.
Dans l’unité, elles travaillent sous l’autorité de la cadre médico-administrative.
Elles travaillent en collaboration avec :
- L’équipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients
- Les usagers pour toute réponse à des demandes d’information, de renseignement
- Les bureaux des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
- Les services médico-techniques pour la réalisation d’examens complémentaires.
RISQUES LIES AU POSTE (décret n° 2001-1016 du 5 Novembre 2001)
- Risques et nuisances liées au travail sur écran
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Vacant à partir du 02/01/2025
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Secrétaire
