Assistant ou assistante de Direction - MUSEE DU LOUVRE LENS
Référence : O062241029001073
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics locaux
- Localisation : Lens
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Expert
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) statutaire € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Inauguré en décembre 2012, le musée du Louvre-Lens est situé dans l'ancien Bassin minier du nord de la France, désormais inscrit au patrimoine mondial de l'Unesco. Voulu et porté par toute une région et sa population dès l'origine, l'EPCC du musée du Louvre-Lens trouve aujourd'hui sa place au sein d'un territoire en pleine transformation. Avec plus
de 5 millions de visiteurs depuis sa création, le Louvre-Lens cultive un modèle muséal inédit, dans et hors les murs, fondé sur l'excellence, l'accessibilité et la relation avec les habitants.
Suite à une mobilité interne, l'établissement recherche un assistant ou une assistante de Direction auprès de la Direction du Musée.
Il ou elle organise, gère, coordonne l'ensemble des activités visant à faciliter, optimiser et sécuriser leur vie professionnelle et à fluidifier le fonctionnement de l'équipe de direction.
* CONTRIBUER A LA SECURISATION ADMINISTRATIVE
- Gérer l'agenda de la directrice et de l'Administrateur Général et contribuer à la coordination des agendas au sein des équipes du musée
- Gérer l'organisation des Conseils d'Administration et des Commissions (calendrier, préparation des dossiers, documentation sur table, organisation du déjeuner et des déplacements des personnes qualifiées)
- Suivre les réponses aux commandes de la direction (missions remontées pour être priorisées)
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, compte-rendu de réunion et documents
- Assurer le suivi des parapheurs
- Classer et archiver les documents des réunions
- Gérer les bons de commande et les abonnements pour la direction
- Etablir et diffuser le planning des astreintes, établir les fiches mensuelles d'astreintes
- Participer au suivi des congés de l'équipe de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'équipe de direction et administrative
- Gérer les déplacements de la Directrice et de l'Administrateur Général
- Etablir les frais de déplacement de la Directrice et de l'Administrateur Général
* GERER LE SUIVI DES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS
- Gérer le stock et les commandes des fournitures administratives.
- Coordonner les agendas de l'équipe de direction en cohérence avec l'ensemble des activités
- Assurer l'envoi des catalogues d'expositions
* ORGANISER LA VIE INTERNE DU MUSEE
- Organiser la logistique des réunions (salles, invitations, dossiers, café, repas...).
- Organiser la logistique des véhicules de service et des cartes ICOM
- Répondre aux différentes demandes provenant de tous les services (papier, café, impression, transfert de ligne en cas
d'absence, mise sous pli, ...)
- Garantir la qualité de présentation des documents présentés au visa ou à la signature.
39 heures - 23 jours de RTT
Titres restaurant
Participation employeur aux contrats labellisés de prévoyance et santé
Adhésion au CNAS
Profil recherché
Niveau de diplôme requis : BTS assistant(e) de manager - BTS support à l'action managériale - Licence professionnelle management des organisations
Expérience exigée sur un poste similaire
Bonne maîtrise et pratique de l'anglais
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance du statut des EPCC, des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
- Connaissance du fonctionnement des instances, processus et circuits décisionnels administratifs.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de l'expression orale.
- Maitrise des techniques d'accueil, de secrétariat, de classement
- Connaissance de l'environnement administratif, juridique et budgétaire.
- Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite.
- Connaissance de l'organisation de l'établissement et des procédures ainsi que des processus internes des décisions.
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités.
- S'assurer du respect de la confidentialité des informations.
- Identifier les sources et trouver rapidement l'information.
-Capacité à appliquer des dispositions réglementaires et à s'adapter à leur évolution.
-Capacité à définir et maîtriser des délais.
-Capacité à mettre en place des outils de suivi de l'activité.
Savoir-être
-Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
-Rigueur et méthode
-Capacité d'organisation personnelle, autonomie
-Réactivité et esprit d'initiative
-Diplomatie
-Sens du service public
-Capacités d'adaptation
-Rythme soutenu, grande disponibilité
Permis B
À propos de l'offre
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Les candidatures à ce poste (lettre de motivation et C.V.) sont à adresser à Madame la directrice de l'EPCC du Musée du
Louvre-Lens, 6 rue Charles Lecocq BP 11 62301 Lens Cedex
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
