Assistant ou Assistante de Direction

- Gérer l’emploi du temps de la Doyenne / la RA. Organiser des réunions et rendez-vous plus ou moins complexes

- Soutenir la doyenne dans son rôle de représentation. Assurer l’interface entre la Doyenne et l’extérieur,

- Accueil physique et téléphonique, discernement et orientation appropriée des demandes. Utilisation ponctuelle de l’anglais pour l’accueil de délégations étrangères

- Assurer l’organisation logistique des déplacements de la doyenne / la RA (utilisation de plateformes de réservation)

- Accompagner l’équipe décanale en participant à l’organisation logistique d’évènements et manifestations

- Assurer l’organisation logistique de comités de sélection aux fins d’accueil des membres de jurys et candidats, en accompagnement des présidents de comités

- Assurer la gestion et la mise à jour des organigrammes, listes de diffusion, annuaires etc

- Assurer la rédaction ponctuelle de notes de synthèse et autres correspondances

- Assurer la veille des dossiers en cours, pour certains en collaboration avec la responsable administrative

- Assurer le classement et l’archivage de la Direction

- Gérer la partie administrative du conseil de faculté : calendrier des séances, préparation de l’ordre du jour, convocation des membres du conseil de faculté, rédaction du compte-rendu (présence nécessaire aux séances*), mise à jour de la liste des membres du conseil et des documents

- Gérer les demandes de réservation d’espaces de travail partagés et salles de conférence.

* Entre 8 et 10 séances annuelles à 17h.