Assistant ou assistante de gestion administrative - C.C.A.S. - E.H.P.A.D. de GUILLIERS
Référence : O056250308000022
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Centres communaux d'Action Sociale
- Localisation : Guilliers
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La résidence Les Blés d'Or recherche un(e) adjoint(e) administrative suite à un départ à la retraite. Cet établissement est un EHPAD public territorial accueillant 70 personnes âgées et possédant un PASA de 12 places et une unité fermée de 12 places. Il se situe à quelques kilomètres de Ploërmel , qui est sur l'axe Rennes-Vannes.
Le poste est à pouvoir au 01/05/2025, à temps non complet.
AUTOUR DU RESIDENT
1. Accueillir, informer, rassurer les résidents,
2. Observer le résident et savoir alerter au besoin,
AVEC LES TIERS
3. Accueillir, informer, rassurer les résidents, leurs familles, le personnel et les partenaires extérieurs en respectant la confidentialité (secret professionnel)
4. Travailler en équipes pluridisciplinaires
ADMINISTRATIF
6. Activités du secrétariat
7. Organiser des activités administratives en lien avec l'échéancier (suivi des entrées et sorties des résidents, factures d'hébergement, APL, APA, Aide sociale, attestations de droits, transmission des arrêtés et délibérations en Préfecture, intégration des factures dans le logiciel, transmissions des feuilles de soins),
8. Gestion et Suivi des invitations (repas des familles, commission menus, etc...)
9. Gérer le standard téléphonique,
10. Filtrer les personnes indésirables,
11. Ouvrir et distribuer le courrier,
12. Gérer les invitations et tout courrier administratif
13. Réceptionne les marchandises et colis, vérifie et signe les bons de livraison,
14. Gérer la liste d'attente (attentum, préparation des dossiers pour la commission d'admission, visite de l'établissement...)
15. Accueillir tout nouveau résident dans son lieu de vie, accueillir sa famille et ses amis et leur faciliter les démarches administratives
16. Nourrir le projet de vie personnalisé
17. Participer à gérer les stocks de fournitures administratives et de timbres postaux
18. Imprimer des étiquettes et enveloppes pré-imprimées
19. Gérer les remplacements du personnel, en cas d'absence des référents plannings
Profil recherché
SAVOIR
- Utilisation de base de traitement de texte, tableur, la messagerie électronique, Internet, et les logiciels partagés de l'EHPAD (Netsoins, messagerie) ou spécifique au métier du secrétariat (Connaissance des logiciels suivants serait un plus : Berger Levrault : Milord, Planiciel, NetSoins, DOMATEL, Téléservice RESID-ESMS)
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Maîtriser l'orthographe française et sa conjugaison
- L'organisation et les méthodes du travail relatif aux services de l'établissement
- Les procédures et protocoles de l'établissement
- L'utilisation des appareils informatiques et de communication (standard téléphonique, fax, photocopieur, scanner, portable, imprimante, ordinateur ...)
SAVOIR FAIRE
- Savoir communiquer avec l'ensemble des résidents, familles et personnels
- Respecter les consignes écrites
- Utiliser correctement les appareils courants de communication
- S'adapter aux diverses situations de travail et rythme d'activités
- Travailler avec dignité et sens humain en présence des résidents
- Accompagner les résidents dans une relation d'aide et d'apaisement
SAVOIR ETRE
- Avoir le sens de l'organisation et des priorités,
- Sens de l'accueil et amabilité,
- Capacité à écouter, à communiquer, à argumenter et à mobiliser,
- Honnêteté, loyauté, adaptabilité, disponibilité, bienveillance,
- Respecter la confidentialité et le secret professionnel,
- Respect des résidents, leur culture, leurs libertés, leur sécurité, leur domicile et leur entourage (famille, proches),
- Être dynamique, patient(e), polyvalent,
- Rigueur et organisation du travail,
- Sens aigu des initiatives et de l'innovation spontanée,
- Rapidité et qualité d'exécution, efficacité, souci d'économie, se conformer à des processus rigoureux de traitement des données chiffrées,
- Maîtrise de soi, prise de recul, capacité à affronter des situations émotionnelles difficiles,
- Être constructif, motivé et positif (promotion de l'établissement ; soutien moral des résidents, des familles et des autres agents...),
- Respect des consignes hiérarchiques, du travail en équipe, de l'intérêt commun,
- Respecter la déontologie du fonctionnaire P.T. : responsabilité, discrétion, obéissance, probité.
À propos de l'offre
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- Bac + 2 requis
- Connaissance en RH et en comptabilité -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/05/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
