Assistant ou assitante en gestion administrative (Institut Néel) H/F

Contexte :
L'institut NEEL est un laboratoire qui compte plus de 450 personnes dont 120 chercheurs, 50
enseignants chercheurs,120 ingénieurs et techniciens et près de 150 personnels non permanents
(doctorants, post-doctorants, CDD) et plus de 120 étudiants stagiaires par an. Son budget annuel
consolidé est d'environ 39M€.
Le laboratoire compte 16 équipes de recherche et 11 pôles technologiques et 6 services communs dont
le service administratif.
Le service est composé de 11 personnes chargées de l'aide au pilotage, de la gestion des ressources
humaines, de l'élaboration des dossiers de recrutements, des conventions de stages, de la mise à
jour et de l'alimentation des différentes bases de données du personnel. Il est chargé du suivi des
projets nationaux et européens, mais aussi de la communication et de la diffusion d'informations
internes et externes, de l'organisation des conférences, et d'alimenter et mettre à jour le site web
du laboratoire.
Le service est structuré pour que chacun de ses personnels ait en charge un ou plusieurs domaines
d'activité : suivi des affaires administratives de la direction, ressources humaines, accueil et
suivi des personnels permanents et non permanents, suivi des projets européens et projets nationaux,
communication interne et externe, coopération internationale, organisation de manifestations
scientifiques, sureté.
Au sein du service administratif, l'agent recruté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de
la responsable administrative. Des formations externes seront proposées pour faciliter la prise de
poste. Un système de tutorat interne au service sera également mis en place pour une prise de
fonction optimum.

Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique
(PPST) et nécessite conformément à la réglementation, une autorisation par l'autorité compétente du
MESR.
Competence :
Savoirs :
- Maitriser les techniques de secrétariat et de communication ;
- Savoir hiérarchiser et traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en
vérifier la conformité ;
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- Extraire les données des systèmes d'information, mettre à jour et exploiter les bases de données ;
- Maitriser les logiciels de bureautique courants ;
- Connaitre le fonctionnement des organismes de recherche

Savoir-faire opérationnels :
- Posséder d'excellentes qualités rédactionnelles ; rédiger des synthèses ;
- Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers ;
- Mettre en œuvre des méthodes et rédiger des procédures de gestion administrative ;
- Planifier les activités et respecter les échéances ;
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion


Compétences linguistiques
- Anglais : Compréhension écrite et orale serait un plus

Savoir être :
- Respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
- Être autonome et être force de proposition ;
- Avoir un bon relationnel
- Communiquer et faire preuve de pédagogie, savoir s'adapter aux divers publics du laboratoire et
aux interlocuteurs extérieurs
- Posséder un esprit méthodique et rigoureux ;
- Posséder de bonnes capacités d'adaptation ;
- Travailler en équipe ;
- Avoir un fort sens du service