Assistant RH / PAIE (H/F)
Référence : 2025-1973773
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut de France
INSTITUT DE FRANCE - Localisation : INSTITUT DE FRANCE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon diplôme/Expérience € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Placé sous l’autorité du chancelier, et par délégation du directeur des services, l’assistant RH (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service des ressources humaines et de l’autorité fonctionnelle de l’adjointe.
L’assistant RH (H/F) est recruté pendant une première période de six mois en renfort des gestionnaires pour les aider dans leurs tâches administratives, de gestion et de paye, face à l’accroissement des mesures de contrôles et des déclarations à effectuer (taxe sur les salaires, indemnités journalières de la sécurité sociale, contrôles des indus de rémunération …)
Missions principales confiées à l’assistant RH
1) Assistance aux gestionnaires aux tâches administratives :
préparer les dossiers administratifs des agents.
Saisir de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et l’enregistrer
Classer tous les documents individuels importants (contrats, fiche financière signée …) dans les dossiers individuels sous format papier
Scanner tous les documents individuels dans les dossiers individuels dématérialisés (contrats, états liquidatifs, courriers, décisions …)
Scanner les documents reçus des académiciens dans les dossiers dématérialisés
Rédiger et vérifier les documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation UNEDIC pour France Travail, solde de tout compte).
2) Assistance aux gestionnaires aux tâches de gestion financière :
Etablir les états liquidatifs permettant de justifier une régularisation sur la paye (manque à gagner ou indus de salaire)
Contrôler et analyser les états « PDF Edit » émis par l’agent comptable (direction régionale des finances publiques) chaque mois
Assurer chaque mois la requête des bulletins de paie par entité et enregistrer les bulletins de paie scannés dans le dossier correspondant
Vérifier et contrôler les paies avec les gestionnaires.
Rédiger des attestations de salaires, déclaration d’accident de travail,
Assurer les requêtes indispensables sur la plate-forme « net entreprise »
Calculer les indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS)
Contrôler la déclaration mensuelle de la taxe sur les salaires
Intégrer les fichiers de paie à partir de GFI PEP pour l’intégration comptable de la paye.
VOIR FICHE DE POSTE DETAILLEE SUR LE SITE DE L INSTITUT DE FRANCE
Profil recherché
À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.
Profil recherché / Compétences requises
Connaissances
Excellente connaissance des techniques de paye ;
Maîtriser le logiciel WINPAIE ou avoir pratiqué la paye à façon (pré liquidation) ;
Bonnes connaissances des composantes des bulletins de salaire des agents de droit public ;
Connaissance des règles applicables en matière de paie aux agents non-titulaires ;
Connaissance du décret du 17 janvier de 1986 sur la gestion des agents contractuels ;
Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
Si le candidat a été en poste dans un bureau de gestion de fonctionnaires titulaires et/ou de contractuels, c’est un atout supplémentaire.
Savoir-faire
Être à l’aise avec les applications informatiques
Savoir utiliser les données issues des données de paye (requêtes et tableaux de bord)
Disposer d’une excellente maîtrise du logiciel WINPAIE
Savoir pré-liquider des payes dans WINPAIE
Connaître les règles statutaires et réglementaires des fonctionnaires et non titulaires
Avoir une expérience professionnelle dans la GRH de la fonction publique ;
Savoir mettre en place des procédures de gestion des agents
Savoir rechercher des solutions adaptées aux besoins des services
Savoir rédiger des actes administratifs (courriers, notes, décisions, contrats …)
Savoir rendre compte
Savoir-être
Très grande rigueur
Etre polyvalent
Rigueur, disponibilité, esprit d’équipe
Sens de la discrétion et de la confidentialité
Qualités relationnelles
Aptitude à rendre compte
Être force de proposition
Travailler de manière autonome
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- mariam.bessa@institutdefrance.fr
- recrutement@institutdefrance.fr
Qui sommes-nous ?
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d'un important patrimoine, le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan , la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.
Pour de plus amples informations http://www.institutdefrance.fr/
VOIR FICHE DE POSTE DE POSTE DETAILLEE SUR LE SITE DE L'INSTITUT DE FRANCE
Descriptif du service
Le service des ressources humaines propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’Institut de France. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l'Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies. Le service RH assure la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, paye, plan de formation, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour plus de 550 agents.
Le service prépare les budgets des dépenses de personnel en relation avec la direction des services financiers et les 5 académies. Le service RH contribue à l’élaboration du plan de formation et au dialogue social, organise la concertation avec les représentants des personnels (comités sociaux d’administration, commission consultative paritaire, …). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information.) Il dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, enquêtes ministérielles …). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles.
Depuis le 1er janvier 2025, le service RH gère en intégralité ...
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À propos de l'offre
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Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Choisir le service public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.
DOSSIER DE CANDIDATURE
Adresser votre dossier de candidature à Madame Estelle CHICOUARD, cheffe du service des ressources humaines, par voie électronique à l’adresse :
Estelle.chicouard@institutdefrance.fr
Copies : Mariam.bessa@institutdefrance.fr et recrutement@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM / CANDIDATURE / ASSISTANT RH/PAIE
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes)
· un CV
· une lettre de motivation,
· le diplôme détenu le plus élevé
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CONDITIONS PARTICULIÈRES
Sujétions liées au calendrier de la paie
Durée du contrat :
CDD six mois en renfort, renouvelable
Avantages
Télétravail possibleTitres-restaurant
5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)
Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)
Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.
Accès aux activités culturelles de l’Institut et des académies (conférences, expositions, concerts …)
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
