Assistant secrétaire - COMMUNE D'AJACCIO
Référence : O02A240806001223
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : AJACCIO
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Directeur des Finances, l'assistant(e) secrétariat de la direction des finances assure de façon polyvalente des missions administratives variées : secrétariat -primo renseignement- suivi de dossiers -Accueil physique et téléphonique du public.
1-ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DE LA DIRECTION DES FINANCES
* Réception des appels,
* Prise de messages,
* orientation des appels vers les différents services,
* Accueil physique (usagers désirant des informations sur la fiscalité, meublés touristiques)
* Enregistrement des déclarations de meublés touristiques
2-PRIMO RENSEIGNEMENT
* Renseignements des fournisseurs notamment en matière de suivi des factures (utilisation du logiciel comptable Astre).
* Réorientation des fournisseurs vers les gestionnaires ou assistants comptables pour des renseignements de second niveau
* Suivi des relances « entreprises » et rappel des contacts
3-SUIVI DES COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS
* Réception du courrier et des factures
* Classement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono et numérisation
* Identification des gestionnaires pour distribution du courrier et des factures dans la Direction des Finances
* Gestion des R/RA (important pour les dossiers de recette)
* Suivi des circuits de signature (pochettes de bons de commande et parapheurs)
* Tenue du cahier de liaison avec le cabinet;
* Tenue du cahier de liaison avec la Trésorerie du Grand Ajaccio ;
4-SECRETARIAT DE LA DIRECTION DES FINANCES
* Diffusion de l'information en général (RH, cabinet ...)
* Gestion des agendas des Directeur, sous Directeur et Chefs de service pour prise de rendez-vous et l'organisation de réunions.
* Réservation de salles de réunion
* Centralisation des demandes de fourniture et matériels
* Diffusion de la documentation
* Distribution des fiches de paie et tickets restaurants
* Tableau de suivi des congés, absences, arrêts maladie de la Direction
Profil recherché
SAVOIRS :
Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leur environnement
Connaissance des règles de la comptabilité publique et du plan comptable M57
Maîtrise du logiciel ASTRE GF
SAVOIR FAIRE :
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Sens de l'organisation et de l'anticipation
Capacité à travailler en équipe
Savoir rendre des comptes
SAVOIR ETRE :
Rigueur
Grande discrétion
À propos de l'offre
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Cette vacance d'emploi est ouverte sur 2 postes similaires
A POURVOIR EN INTERNE UNIQUEMENT
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2024
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Gestionnaire de comptabilité
