Assistant secrétaire H/F
Référence : 2025-1907812
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Centre National d'Art et de Culture Georges Pompidou (Centre Pompidou)
- Localisation : Centre Georges POMPIDOU
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé/e de :
Accueil et information
· accueillir, informer, orienter les visiteurs, interlocuteurs
· assurer l’accueil téléphonique et électronique
· réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
· organiser la logistique des réunions (salles, dossiers…)
Gestion de l’information
· rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs ou techniques
· saisir, mettre en forme les documents ; rédiger des courriers, documents administratifs et des comptes rendus de réunion
· exploiter et mettre à jour des fichiers de données concernant le service (fichiers de contacts, autorisation de photographier/ filmer...)
· assurer les travaux de reproductions de documents
· classer les documents (papiers ou électronique) selon l’organisation interne
Gestion administrative
· participer au suivi de la gestion du personnel pour le service (congés, demande de formations, stagiaires…)
· participer au suivi des marchés de fournitures, de services et de travaux et aux relations avec les fournisseurs (fournitures de bureau, réception)
Logistique
· Créer et mettre à jour les plannings des médiateurs des expositions-ateliers à la Galerie des enfants
· réaliser et mettre à disposition les fiches détaillant le contenu des ateliers des enfants à destination de l’accueil et en assurer le suivi
· réaliser le suivi administratif des activités et des recrutements
· assurer un assistanat ponctuel sur des opérations évènementielles
Profil recherché
savoir
· connaissance de l’offre culturelle du Centre Pompidou
· connaissance des techniques de secrétariat
· connaissance de l’organisation de l’établissement et des procédures et des processus internes de décisions
· connaissance des règles de correspondances administrative et de communication écrite
savoir-faire
· coopérer et échanger des informations dans le cadre d’un réseau professionnel interne et externe
· rédiger des courriers et des écrits administratifs
· s’exprimer en public et devant des auditoires variés
· maîtriser les outils bureautiques standards et les applications spécialisées
· maîtriser la langue anglaise
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministre de la Culture.
Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky), des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives. Il est associé à deux autres organismes : la bibliothèque publique d’information (Bpi) et l’institut de recherche et coordination acoustique/musique (Ircam).
La collection du Centre Pompidou constitue un ensemble de références pour l’art des XXe et XXIe siècles, couvrant tous les champs et disciplines de la création artistique. Le Centre Pompidou présente également la spécificité de regrouper en son sein l’ensemble des métiers liés à la gestion d’une collection.
Descriptif du service
Sous l’autorité du chef du service, il/elle est chargé/e d’assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création, la gestion et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l’unité de travail, à l’accueil et à l’information des personnes. Il/elle assiste par ailleurs le chef de service dans la mise en œuvre des activités du service.
À propos de l'offre
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RELATIONS FONCTIONNELLES COURANTES
N+1 Directeur adjoint des publics – chef du service /Directrice adjointe des publics-cheffe du service de la médiation culturelle
N Assistant secrétaire
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CONDITIONS DE TRAVAIL
Temps plein
Horaires administratifs
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Vacant à partir du 02/06/2025
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Secrétaire
