Assistant services à la population (h/f) - Villiers-sur-Marne

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueillTravaille en collaboration avec l'ensemble des services
Aptitude à travailler dans l'urgence en assurant en parallèle les tâches
courantes du poste.
Avoir une large connaissance concernant les compétences et
réglementations inhérentes aux différents domaines de l'ensemble des
services (loi, décret, circulaires, directives, réglementations en vigueur,
...).
Disponibilité pour raison de service.
Savoir faire preuve de calme et de sang froid en gardant toujours une
attitude égale en toute circonstance.
e, oriente et renseigne le public.

Gestion du secrétariat
? Réception, traitement, enregistrement et dispatching du courrier vers l'ensemble des Directions
? Réception, traitement, enregistrement et classement de l'ensemble des documents arrivant et émanant de la DGS
? Gestion et priorisation des appels téléphonique.
? Gestion de l'agenda du DGS
? Rédaction des comptes rendus, rapports, courriers, notes, ...
? Planification et organisation de réunions
? Gestion et suivi des congés de la direction

Coordination administrative de l'ensemble des services de la DGS
? Vérification de fond et de forme de l'ensemble des actes visés par le DGS
? Télétransmission et transmission des actes
? Publication des actes sur logiciel dédié dematdoc
? Rédaction des délibérations et arrêtés inhérents à la DGS.

Conception et suivi de dossiers spécifiques :
? Recensement des informations nécessaires à l'élaboration des dossiers ainsi que leur rédaction et envoi aux organismes concernés ou sollicités.
Assurer la polyvalence et le remplacement au sein de la Direction Générale :
? Secrétariat : agenda, téléphone, courrier, suivi des dossiers, télétransmission générale, ...

Assurer le suivi du Conseil Municipal :
? Rédaction des délibérations, réalisation des dossiers, préparation et gestion du Conseil Municipal sur AIRS Délib, suivi post conseil (télétransmission, publication) - Suivi et tenue des registres

Gestion administrative du budget :
? Elaboration, uniformisation des outils utiles à la préparation budgétaire destinés aux services de la direction-Validation des bons de commandes - Extraction de données du logiciel Ciril Finances- Organisation des réunions budgétaires-Rédaction et suivi des arrêtés régisseurs