Assistant/Assistante de direction DSIGE - Site de Reims

Suivi et rédaction du courrier postal et des courriers électroniques

Accueil téléphonique et réponse aux demandes

Gestion et consolidation des calendriers de gestion avec élaboration de synthèses.

Suivi des congés du personnel de la DSI (61 personnes) sur le logiciel académique Congés,

Prise en charge de la gestion administrative des demandes de formation et gestion des déplacements de la DSI (Chorus-DT, GDFI et GAIA)

Réalisation des ordres de mission et suivi des convocations des personnels de la DSI

Suivi des réservations de salles et de véhicules par les personnels de la DSI.

Suivi de la réservation de matériel bureautique par les services académiques.

Gestion des fournitures du bureau du service

Préparer et gérer les budgets de la DSI et de l’assistance académique:

Élaboration et exécution du budget, suivi des crédits

Collecter et vérifier les données budgétaires et financières

Saisie des commandes et suivi des factures sur Chorus (Engagements des dépenses

Gestion des commandes et suivi avec les fournisseurs.

Assurer le suivi des marchés informatiques nationaux et locaux

Suivi des consommations et abonnements de la téléphonie fixe et des connexions internet.

Relation avec les EPLE et les équipes d'assistance informatique des 4 départements de l'académie.

Suivi des conventions d'assistance informatique aux établissements, des appels à cotisation et de la mise à disposition dans chorus des factures.

Saisie des commandes et suivi des appels à cotisation sur Chorus (en liaison avec l’établissement support)

Classement et archivage (dossiers fournisseurs- factures- dossiers de maintenance ...)

Suivi des différents contrats de maintenance, des matériels, des applications informatiques et des véhicules de l’assistance académique.

Assurer le suivi de gestion du personnel:

Sous l’autorité du chef de service, interface entre les personnels du service et le service RH

Suivi de la gestion des absences autres que congés, des personnels de la DSI

Suivi de gestion des personnels titulaires ITRF affectés à la DSI pour

oles inscriptions aux tableaux d'avancement, listes d'aptitude

ola participation aux concours

Suivi de gestion du recrutement de personnels contractuels (liens avec la DRH et la DPSE)

oPréparation des entretiens de recrutement

Suivi administratif des stagiaires et des apprentis

Activités annexes ou ponctuelles:

Formation des services aux outils bureautiques

Sollicitation de l’assistance technique

Assistance simple aux demandes téléphoniques ( Krist@l )

Organisation de séminaires informatiques nationaux pour le DNE