Assistant/Assistante de Direction générale

Au sein du cabinet de la Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS), le(la) titulaire sera intégré(e) dans le pôle composé de 3 assistantes et d'une apprentie, travaillant en étroite collaboration avec le directeur général et les deux chefs de service.
Activités principales :
Sous l’'autorité du Directeur de Cabinet, les assistantes de direction ont en charge la gestion et le suivi de l'un des périmètres de la direction générale ( DG et des deux chefs de services). Afin de privilégier la polyvalence et le partage des tâches, les activités transverses au pôle sont réparties entre toutes les assistantes chaque semaine.
Ainsi, vous assurez les fonctions principales suivantes :
- Gestion de l'un des trois agendas et du périmètre des membres de la Direction générale (DG, 2 chefs de services),
- Gestion, traitement et suivi des mails sur la boîte fonctionnelle mutualisée,
- Gestion des appels téléphoniques et orientation vers le bon interlocuteur, ainsi qu'accueil physique des visiteurs,
- Gestion de la bonne circulation (arrivée et départ) du courrier de la Direction générale (PEGASE ELISE),
- Suivi des notes  signature électronique de documents ( PEGASE ELISE)
- Suivi des RiIMs (réunions interministérielles) en lien avec les cabinets et les services ;
- Communication de l’'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
- Organisation des réunions avec la prise en charge de la partie logistique (salles, horaires, éventuels invités et matériels y compris audio et visio conférence),
- Enrichir et actualiser les informations utiles liées aux contacts de la direction générale (fichiers contacts Excel et Outlook, listes de diffusion),
- Constitution des dossiers en collectant les éléments en interne,
- Relecture et mise en forme dans le respect de la charte graphique des divers documents et supports de la Direction générale (courriers, notes, présentations Power Point, tableaux de suivi, etc.),
- Gestion des déplacements (réservation des billets, préparation des ordres de mission et des états de frais),
- Coordination de la logistique nécessaire au fonctionnement de la Direction générale avec les services internes (techniques, informatiques et logistiques),
- Organiser et suivre le classement et l'archivage des dossiers (papier et numérique).

Partenaires institutionnels : vous êtes en interface avec notamment les entités de la DGCS, les directions d’ administration centrale, les cabinets ministériels et les services territoriaux (ARS, DREETS, etc.).
Spécificités du poste :
- Goût prononcé pour le travail en équipe, vous êtes polyvalent, organisé et rigoureux
- Grande agilité dans le traitement de l'information (anticipation, sens des priorités, sens de l'analyse et faculté de synthèse)
- Sens du service développé, vous savez également agir avec diplomatie afin de faire aboutir vos dossiers
- Organisation des présences en brigade pour assurer un fonctionnement continu entre 8h30 et 19h