Assistant/assistante de direction H/F
Référence : 2024-1744171
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
ENSAM - Localisation : Campus de Lille - 8 Boulevard Louis XIV - 59406 LILLE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions
L’assistant.e de direction aura principalement pour missions d'anticiper et d’améliorer l’organisation administrative des activités de la Directrice de campus, et de réaliser de manière polyvalente, proactive et autonome, des activités de gestion en collaboration avec les Services Supports.
Activités
A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes :
- Apporter un appui dans le suivi des instances de l'établissement, en vérifiant la conformité réglementaire et en rédigeant les procès-verbaux des réunions (formation spécialisée de site, comité de direction de campus, conseil de centre) et assurer la valorisation des écrits ;
- Assurer avec tout le professionnalisme requis l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphonique et orientation) ;
- Assurer la circulation de l'information (dont la gestion du courrier), communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Gérer l’organisation et la mise en place d’événements institutionnels (contrôle des échéances, calendriers, logistique), en autonomie ou en équipe ;
- Coordonner des activités de suivi de dossiers (conventions, partenariat et financements locaux) ;
- Assurer le suivi et une veille de dossiers complexes dans le domaine des conventions juridiques en lien avec la directrice et les services centraux ;
- Être le/a référent/e de l’expertise des financements locaux, régionaux et européens de la recherche et de l’innovation : veille sur les Appels à Projets et conseil aux Enseignants-Chercheurs dans le montage de projet.
Objectif
En un an, la personne recrutée devra avoir réussi à maitriser l’environnement institutionnel dans lequel elle s’inscrit, à améliorer le suivi des instances et la circulation de l’information, à assurer le suivi des conventions juridiques, et à structurer le suivi des financements de la recherche et de l’innovation.
Profil recherché
1/ Profil souhaité / Compétences requises
L’ENSAM mène une politique active pour soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés.
Nous encourageons les candidatures issues de profils variés et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Ce poste est fait pour vous si vous disposez de :
Savoirs :
- Connaissance de la fonction publique et, si possible, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Connaissance des fondamentaux de la gestion budgétaire et comptable publique
Savoir-faire opérationnel
- Maitriser les outils bureautiques (suite Microsoft)
- Respecter les règles et procédures en vigueur
- Gérer un projet et animer les relations interprofessionnelles nécessaires dans ce cadre
Savoir être
- Savoir s’adapter aux évolutions et aux situations nouvelles
- Être autonome et prendre des initiatives
- Savoir analyser et synthétiser les informations reçues
- Capacité importante d’organisation et de respect des délais
- Capacité rédactionnelle
- Être rigoureux/se et savoir faire preuve de discrétion
2/ Informations complémentaires
- Déplacements : occasionnels
- Types d’expériences requises : une expérience réussie en gestion administrative et/ou assistanat de direction est recherchée
- Langue(s) parlé(es) souhaité(es) : français, la maitrise de la langue anglaise est un plus
- Niveau d’études : Bac+2 minimum
Localisation : Lille
Poste disponible à partir de : Novembre 2024
Unité d’affectation : Direction de campus
Emploi de catégorie : B
Type de contrat : Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
Durée du contrat : 12 mois
Quotité de travail : Temps plein
Statut du poste : Susceptible d’être vacant
Télétravail : Possible après 3 mois en poste
3/ Candidature :
CV et lettre de motivation à envoyer par mail à :
Davy Catherine - Catherine.davy@ensam.eu
4/ Des questions RH ? Une seule adresse :
Jecandidate@ensam.eu
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Depuis sa création en 1780, l’Ecole Nationale Supérieure Arts et Métiers s’attache à répondre aux défis industriels et aux enjeux sociétaux, en constante évolution.
Etablissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire.
Sa première mission : Former des ingénieurs capables de concevoir des produits et systèmes respectueux de l’environnement, mais aussi de contrôler une organisation industrielle en maîtrisant les risques et les coûts.
Descriptif du service
Environnement du poste
L'Assistant/e de direction est le collaborateur/la collaboratrice direct.e de la Directrice du campus de Lille.
Il/elle est amené.e à interagir et collaborer avec l’ensemble des personnels (enseignants, enseignants-chercheurs, administratifs et techniques) et des services en interne. Il s’agit en particulier, sur le campus, des services supports (communication, relations entreprises, patrimoine-maintenance-logistique), du service scolarité, du service d’aide technique à l’enseignement et à la recherche (SATER), des quatre laboratoires de recherche, du service de support informatique, des personnels de nos filiales AMValor et AMTalents, des personnels des institutions hébergées (CNAM, Onisep, CESI, pôle MEDEE), et les services centraux hébergés ou situés au sein de notre direction générale à Paris.
La personne recrutée aura également des échanges réguliers avec nos partenaires extérieurs, qu’il s’agisse des collectivités locales (ville de Lille, rectorat de l’académie de Lille, métropole européenne de Lille, préfecture des Hauts de France, Région des Hauts de France, etc.), des associations (étudiants, anciens élèves) et des entreprises du territoire.
À propos de l'offre
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Avantages liés au poste
Rejoindre l’Ensam, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon votre rythme de travail, jusqu’à 50 jours de congés dès la première année
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Participation aux frais de transports en commun à hauteur de 75%
- Forfait mobilité durable
- Des offres de restauration, loisirs, sport et culture
Vos données personnelles
L’ENSAM traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.
Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage pour lequel vous candidatez.
Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l’ENSAM à l’adresse dpo@ensam.eu
Pour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles de l’ENSAM y afférente ICI.
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Vacant à partir du 05/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
