ASSISTANT/ASSISTANTE DE DIRECTION
Référence : 2024-1688342
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Française d'Extrême-Orient (EFEO)
L'EFEO est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel qui relève du ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. - Localisation : 22 Avenue du Président Wilson, 75116 Paris, France
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Entre 22 800 € et 26 400 € € brut/an
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Elle/Il est chargé/chargée d’assister la Direction sur l'ensemble des activités relevant de son domaine :
Gérer l’agenda du Directeur, suivre et rappeler les échéances
Veiller à la bonne exécution des déplacements des membres de la Direction
Gérer le courriel du Directeur
Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers de la Direction
Sous l’autorité de la Direction, assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des Conseils de gouvernance et Comités scientifique ou de dialogue social
Rédiger les comptes-rendus des conseils et assurer leur diffusion et archivage
Sous l’autorité de la directrice des études, assurer la gestion des campagnes de soutien à la recherche (allocation de terrain, contrat doctoral…)
Participer à fabrication du rapport d’activités de l’EFEO
Assurer la circulation de l'information dans les services, les équipes scientifiques et les centres
Rédiger des courriers administratifs pour différents types de destinataires, en particulier adressés à d’éminentes personnalités, en français ou en anglais et les archiver
Préparer des certificats administratifs, attestations, décisions, délégation de signature.
Veiller à la signature de documents, à leur transmission et archivage
Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers
Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique
Assurer l'accueil et la prise en charge des invités.
Profil recherché
Connaissances :
- Fonctionnement des administrations publiques
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Techniques de secrétariat
- Langue anglaise B1
- Diplôme niveau Bac +2
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer un flux important d'informations
- Respecter strictement la confidentialité des informations et des données
- Avoir une très bonne connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc.)
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse, savoir utiliser la rédaction adaptée, sur le fond et sur la forme en fonction du destinataire
- Maîtriser les règles d’orthographe et de grammaire de la langue française
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel
- Savoir travailler en équipe
- Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse
- Maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise du logiciel de messagerie Outlook, d’outils de visioconférence, de sondage, de planification de rendez-vous
Compétences comportementales :
- Aisance relationnelle
- Réactivité
- Rigueur et organisation
- Investissement personnel et dynamisme
- Facilitatrice
- Polyvalente
- Autonome
- Fiabilité et respect de la confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Langues
- Anglais Seuil
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Vous avez une bonne capacité d’adaptation, vous savez anticiper dans vos activités au quotidien et dans l’organisation des activités d’une équipe de direction ! Rejoignez l'École française d'Extrême-Orient (EFEO).
L’EFEO a pour mission la recherche interdisciplinaire sur les civilisations asiatiques, de l'Inde au Japon. L'EFEO est présente, grâce à ses 18 centres de recherche, dans 12 pays d'Asie. Cette spécificité permet à ses 36 chercheurs permanents d'être sur les terrains de leurs études, et d'animer un réseau de coopérations locales et d'échanges internationaux entre scientifiques orientalistes.
L'EFEO est un membre partenaire de l’université Paris Sciences & Lettres, et est l'une des cinq écoles de recherche françaises qui composent le Réseau des écoles françaises à l'étranger (ResEFE). Elle entretient des liens de recherche et d'enseignement solides avec des institutions académiques à travers l'Europe et l'Asie.
Le développement de son activité scientifique, son implantation en Asie reposent aussi sur d’excellentes relations diplomatiques avec d’éminentes autorités telles que les ambassades françaises et étrangères ou encore, parfois, les dirigeants de gouvernements en Asie.
Doté d’un budget annuel d’une dizaine de millions d’euros, l’EFEO assure la gestion d’une trentaine de projets de recherche, dont trois projets pluriannuels de plus de 3 millions d’euros.
Descriptif du service
Le poste est situé au sein de la Direction, au siège à Paris.
La Direction est composée du Directeur, de la Directrice des études et de la Directrice générale des services.
L’assistant/assistante sera placé/placée d’une part sous l’autorité fonctionnelle du Directeur et de la Directrice des études et d’autre part, de l’autorité hiérarchique de la Directrice générale des services.
Au sein de la Direction, l’assistant/assistante concourt à l'organisation quotidienne des activités de l’équipe de direction, prioritairement celle du Directeur. Il/elle recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des dossiers de l’équipe de Direction. Il/elle assure la gestion des relations internes et externes, françaises ou étrangères. Il/elle est garant de l’organisation de l’agenda du directeur et de la directrice générale des services.
À propos de l'offre
-
CDD d’un an, renouvelable, avec perspective de transformation en poste permanent.
Ce poste est à pourvoir dès que possible.
Temps plein, 1607h annuelles, soit 37h30 hebdomadaire.
45 jours de congés annuels (compte épargne temps).
Le siège de l’EFEO ferme une semaine entre Noël et le Nouvel an.
Dans le cadre de sa démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, l’EFEO s'engage contre toute forme de discrimination et encourage tous les candidats et toutes les candidates éligibles à transmettre leur candidature.
Tickets restaurant, à la demande de l’agent.
Remboursement transport en commun, selon conditions réglementaires.
Participation aux frais de complémentaire santé, selon conditions réglementaires.
Association des personnels de l’EFEO en faveur notamment d’actions culturels (chèques culturels, tickets cinéma, voyages…).
-
Vacant à partir du 01/09/2024
-
Assistante / Assistant de direction
