Assistant/Assistante de service accueil et évènementiel

Nous recherchons notre futur/future assistant/assistante de service accueil et évènementiel !

Rejoignez-nous au sein d’Université Côte d’Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l’université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

• Gérer la réservation et le planning des salles du Grand Château.
• Veiller au respect et à la bonne utilisation des espaces, en s’assurant de leur disponibilité et de leur conformité avant et après chaque utilisation.
• Assurer l’ouverture et la fermeture sécurisée du Grand Château et de ses salles.
• Suivre l’organisation des événements : coordination avec les organisateurs, transmission des informations nécessaires, création de tickets GLPI, suivi des demandes de devis pour le nettoyage et la sécurité, etc.
• Élaborer des devis pour la location des locaux et assurer leur suivi.
• Coordonner avec le service logistique pour garantir la mise en place du matériel nécessaire à l’organisation des événements.
• Participer aux opérations logistiques du service, en apportant un appui aux équipes et en assistant les personnels sur le terrain.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer le suivi administratif des dossiers, relancer les interlocuteurs concernés et s’assurer du respect des délais.
• Classer et archiver les documents, en garantissant une organisation efficace.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, en veillant à sa bonne distribution.