ASSISTANTE - Mairie de BIEVRES
Référence : O091250611001265
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Bièvres
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la hiérarchie de la direction du Cabinet du Maire, l'assistant(e) contribue à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale.
De façon générale, il/elle apporte une aide à la Direction du Cabinet du Maire en termes de diffusion de l'information, de gestion, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés.
Activités principales :
* Assistance professionnelle de la direction générale et du Maire :
- Réceptionner le courrier postal ou numérique et le diffuser auprès des élus et des services ;
- Traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe, parapheurs ;
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels ;
- Organiser des réunions et suivre la logistique de ces réunions ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous ;
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus ;
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.
* Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes ;
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts.
* Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat :
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.
Profil recherché
Profil recherché
* Discrétion et confidentialité
* Disponibilité
* Rigueur
* Autonomie
* Hiérarchiser les informations selon leur importance et leur urgence.
* Savoir dialoguer à l'écrit et à l'oral avec des interlocuteurs variés.
* Disposer d'une très bonne connaissance des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
* Disposer d'une bonne expression orale
* Disposer d'une orthographe irréprochable
* Être disponible, rigoureux et réactif
* Faire preuve de discrétion, respect du devoir de réserve
* Avoir le sens du contact
* S'adapter aux divers interlocuteurs
* Avoir un sens de l'organisation
* Savoir définir des priorités et gérer des urgences
* La connaissance de l'environnement territorial et des acteurs publics serait un plus.
Lieu de travail :
Hôtel de Ville
Rythme de travail :
* 37h/semaine
* Temps complet.
Rémunérations :
* Rémunération statutaire
* Régime indemnitaire
* Prime de fin d'année
* CNAS
Qui sommes-nous ?
Village aux portes de Paris (4800 habitants - 130 agents) membre de la Communauté d'agglomération de Versailles - Grand Parc
à 10 km de Paris - RER C, gare de Bièvres
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
Place de la Mairie
91570 BIEVRES
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
