Assistant(e) - Secrétariat de M. le Directeur de cabinet

Vos activités principales :
Intégré(e) dans un binôme, vous êtes un(e) collaborateur(trice) direct(e) du directeur du cabinet.

Vous êtes en charge de :
- Gérer l’agenda du directeur de cabinet, en lien avec le chauffeur et les services,
- Planifier et organiser les réunions,
- Gérer le courrier réservé et le retour aux services,
- Assurer la veille de la messagerie fonctionnelle, dont RESCOM, et prendre en charge les appels téléphoniques,
- Traiter les dossiers ponctuels et assurer les suivis d’affaires réservées,
- Organiser et gérer les dîners, déjeuners et réceptions diverses (menus, fiche de frais de représentation, plan de table, chevalet de table).
- Gérer le budget du directeur de cabinet (frais de représentation…),
- Assurer l’accueil physique des visiteurs,
- Participer aux soirées électorales,
- Participer au pool Préfet avec le secrétariat préfet sur la base d’un planning défini,
- Soutenir l’activité de l’assistant(e) du préfet.

Votre environnement professionnel :
Vous souhaitez travailler dans un territoire au cœur de la France qui en fait une situation géographique stratégique. La région Centre-Val de Loire et le département d’Eure-et-Loir par leurs services publics, vous offrent une variété de métiers au bénéfice de l’intérêt collectif. Dans une région riche de nature, culture et patrimoine, rejoignez-nous !

La préfecture d'Eure-et-Loir, située à Chartres, compte environ 150 agents en centre-ville, à proximité immédiate de la gare (1h de Paris sur la ligne Paris-Le Mans) et des transports en commun.
Placés sous l'autorité du Préfet, représentant de l’État dans le département, les services préfectoraux sont chargés de la coordination et de la mise en œuvre des politiques interministérielles. Ils veillent au respect de la légalité et de l’État de droit, organisent la sécurité des personnes et des biens, procèdent à la délivrance de certains titres et assurent des missions de police administrative.

La préfecture compte 3 directions et 1 service : la direction de la citoyenneté (immigration, titres, procédures environnementales), la direction des relations avec les collectivités locales (contrôle de légalité, gestion des dotations et subventions aux collectivités, mission de conseil), la direction du cabinet (sécurité et ordre public, communication interministérielle), le service interministériel de la coordination des politiques publiques et de l'appui territorial.
 
Activités du service
Vous travaillez en binôme avec le secrétariat du préfet au sein d’un pool avec des tranches horaires décalées – variables selon les jours : 8h30-17h ou 10h15-19h – pour couvrir une amplitude horaire, à deux, de 8h30 à 19h.
 
Liaisons hiérarchiques
Le directeur de cabinet et le préfet.
 
Liaisons fonctionnelles
Membres du corps préfectoral, services de la préfecture, services de l’État, DDI, préfecture de région et collectivités.