Assistante / Assistant de direction au secrétariat préfectoral
Référence : MINT_BA007ATB-102117
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de l'Ardèche
- Localisation : Préfecture de l'Ardèche
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l’organisation quotidienne de son travail.
1- Assurer le secrétariat de Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- gestion des agendas et des plannings
- traitement des appels téléphoniques et des courriels
- accueil physique et téléphonique du cabinet
- saisie, mise en forme de courriers, note, documents...
2- Planification et organisation
- planification et organisation d’évènements conduits par la Préfète ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple : cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc)
A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des évènements exceptionnels sur volontariat.
- organisation des déplacements de Mme la Préfète et du directeur de cabinet ;
Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d’hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services
3- Chargé de la logistique du cabinet
- commande de fournitures de bureau
- rédaction des menus, chevalets, plans de table…
- archivage de Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- réservations pour le compte de la Préfète et du directeur de cabinet (salles,...)
4- Suivi du courrier
- gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- gestion des dossiers du corps préfectoral
- gestion de l’arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...)
- gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs
5- Suivi des lignes budgétaires
- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral
- Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence
- Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet
- Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés….)
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du département
Composition et effectifs du service :
Le cabinet est composé de :
- la direction des sécurités : 16 agents (5A – 8B – 4C )
- le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A - 2B – 1C et un apprenti)
- 2 conducteurs
- le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C)
Liaisons hiérarchiques :
La préfète et le directeur de cabinet
la Directrice adjointe/directrice des sécurités – sur les sujets relevant de la sécurité ou en l’absence du directeur de cabinet
Profil recherché
Suite description du poste :
Liaisons fonctionnelles :
Liaison fonctionnelle avec le BRECI qui suit l’activité des 2 conducteurs et des 2 secrétaires (préfète/directeur de cabinet et Secrétaire général)
Les sous-préfets, les directeurs interministériels, les directeurs de la préfecture, les chefs de bureaux et les agents de la direction
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis
Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique/requis
Savoir-faire :
Savoir s'organiser/niveau expert/requis
Savoir rédiger/niveau maîtrise/requis
Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/requis
Savoir-être:
savoir accueillir/niveau maîtrise/requis
savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requis
savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis
Vos perspectives : préparation de concours ou d’examen professionnel
Durée attendue sur le poste : 4 ans
Éléments de candidature
Personnes à contacter
sgc-mobilite@ardeche.gouv.fr
À propos de l'offre
-
Localisation administrative et géographique / Affectation :
Préfecture de l'Ardèche - Services du cabinet - Cabinet du préfet - Rue Pierre Filliat - 07000 PRIVAS
Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :
Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :
https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) :
Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :
Assistant de direction/FDIR038
Chargé de la gestion budgétaire et financière/FPGBF004
Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :
Temps de travail sur emploi-type 2 :
Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)
Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf
Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :
Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :
Assistant de direction/ADM005
Gestionnaire des ressources budgétaires/GBF002A
Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):
Temps de travail sur emploi-type 2 : -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- Travail en binôme avec le second assistant
- Confidentialité sur les dossiers et les communications téléphoniques
- Polyvalence
- Discret, ordonné et rigoureux
- Bonne capacité de réactivité en fonction des demandes
Contraintes : urgence des demandes, adapter son emploi du temps en fonction des besoins du service. Certaines missions occasionnelles peuvent nécessiter des horaires atypiques.
Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter
La préfète
Le directeur de cabinet 04 75 66 50 02 ou 01 (secrétariat)
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Personnels du ministère de l'Intérieur
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) : 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)
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Vacant à partir du 01/07/2025
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Assistante / Assistant de direction
