Assistante / assistant de direction DOSA H/F

Encadrement : Oui       Non X
Nombre de personnes à encadrer (répartition par catégorie) : 0
 Missions et activités principales du poste :
Organiser pour la direction de l’offre de soins et de l’autonomie la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés au fonctionnement du service et au suivi des dossiers.
Proposer une organisation du secrétariat de direction et assurer le fonctionnement de ce dernier dans le respect des processus établis.
Activités principales : Organiser et assurer un fonctionnement du secrétariat de direction en cohérence avec les procédures administratives couramment appliquées dans les services de l’Etat
-Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, Internet …)
-Suivre le tableau de bord des échéances et évènements de la DGARS
-Réaliser les travaux bureautiques et administratifs (courriers, tableaux, numérisation de document, photocopies, reliures, tri, classement, archivage)
-Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions du service (convocations, vérification des participations, réservation de salles, préparation des comptes rendus et relevés de décisions, suivi des actions)
-Organiser les réunions avec les partenaires extérieurs (réservation de salle, convocations, préparation de fonds de dossier, feuille d’émargement ,..)
-Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature en veillant à l’application de la charte graphique du ministère et des règles administratives
-Assurer un suivi particulier des parapheurs en lien avec les procédures comptables (sur le budget principal comme sur le budget annexe)
-Utiliser le logiciel spécifique de la Préfecture pour l’enregistrement des arrêtés au Recueil des Actes Administratifs
-Assurer la gestion du planning collectif des absences des agents du service
-Reproduire et diffuser les documents au sein des services
-Référente archives : Favoriser la dynamique de traitement des archives auprès des agents producteurs
-Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service
-Référent enquête SOLEN
-En lien avec les services des Directions Déléguées aux Ressources Internes et aux Ressources Humaines, s’assurer de la mise à disposition des ressources et droits d’accès nécessaires pour l’entrée et la sortie d’agents :
o    Organiser l’arrivée des nouveaux agents : solliciter les services internes et centraliser les informations nécessaires à l’installation de l’agent (bureau, matériel, compte de messagerie, téléphonie, accès réseau, documentation, etc)
o    Organiser la sortie de l’effectif : centraliser la restitution de matériels, clés, badges etc

Partenaires institutionnels :
Autres administrations, collectivités, opérateurs du système de santé

Spécificités du poste / Contraintes :
Disponibilité, adaptabilité, discrétion et réserve professionnelle