Assistante / Assistant de direction du Doyen (poste de catégorie B ouvert aux C)
Référence : 2025-1932524
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Grenoble Alpes
Ancrée dans son territoire, l'Université Grenoble Alpes porte l'IDEX et réunit l'ensemble des forces de l'enseignement supérieur public du site Grenoble Alpes. www.univ-grenoble-alpes.fr - Localisation : 2 Chemin Duhamel 38700 La Tronche
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 26 820 € brut/an € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires 26 820 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
Sous l’autorité de la directrice administrative du secteur santé, vous rejoindrez une équipe de deux collaboratrices, respectivement assistante du Doyen de Médecine et de la Direction administrative. Votre mission consistera à assurer l'assistanat et la gestion des affaires courantes du Doyen de la Faculté de Pharmacie.
Activités principales :
- Assurer le secrétariat du Doyen de pharmacie.
- Gérer plusieurs boîtes mails partagées.
- Gérer l'agenda du Doyen, prioriser et planifier les rendez-vous.
- Préparer, organiser, anticiper les déplacements professionnels, en France et à l’étranger, du Doyen, des Vice-Doyens et des Assesseurs : devis, réservation, transport/hôtel, ordres de missions aller/retour, remboursements...
- Organiser les réunions internes et externes à l’UFR et les manifestations ou évènements (Assemblées Générales, conférences...).
- Préparer les conseils d’UFR : ordre du jour et convocation, réalisation du support diffusé en séance, soutien logistique de séance, compte-rendu et rédactions des délibérations.
- Participer aux missions de secrétariat de Direction commun au secteur santé (3 assistantes de direction) afin d’assurer la continuité du service.
- Diffuser l’information à la communauté de l’UFR de Pharmacie ou de l’ensemble de la communauté du secteur santé.
- Participer à la gestion des réservations de salles (sur le logiciel ADE).
- En cas d'absence d'une collègue du pôle, prendre le relais sur les missions du périmètre concerné.
Rémunération :
A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400€ si recrutement en catégorie B, ou si recrutement d'un titulaire catégorie C 330 €.
Profil recherché
- Connaître les techniques de secrétariat et de la gestion administrative
- Connaître l'environnement universitaire et/ou les études de pharmacie serait un plus
- Savoir tenir un standard téléphonique
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et d’expression orale
- Savoir travailler en autonomie et en équipe au sein d'un pôle en open space
- Savoir faire preuve de diplomatie, de discrétion et d’un bon relationnel
- Faire preuve de rigueur et avoir un bon sens de l’organisation
- Savoir prioriser son activité et gérer les urgences
- Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Connaître le fonctionnement d’une Université serait un plus
- Maîtriser le logiciel SIFAC serait un plus
- Disposer d’un niveau BAC minimum dans le domaine du secrétariat ou de l’assistance de direction est souhaité
- Une première expérience dans le domaine et/ou dans le secteur public serait un plus
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Travailler à l’Université Grenoble Alpes, c’est rejoindre un campus universitaire dynamique et un établissement qui s’inscrit dans le top 10 des établissements d’enseignement supérieur français. Richesse et diversité des compétences, gestion de carrière, qualité de vie au travail, rejoignez nos 7 800 personnels !
Descriptif du service
Le Secteur Santé regroupe les UFR de Médecine, de Pharmacie ainsi que les formations paramédicales auxquelles s’ajoutent des formations de Licence et Master.
Le secteur santé compte environ 300 personnels enseignant et non-enseignants pour un total de plus de 10 000 étudiants.
Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l’appui d’ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.
Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux pour chaque cycle de formation.
Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l’Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/
À propos de l'offre
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Sur le recrutement :
Emie ROUVEYRE, chargé.e de recrutement
emie.rouveyre@univ-grenoble-alpes.frSur le poste :
Céline DEBANNE, Directrice administrative du secteur santé, par mail secretariat-general-sante@univ-grenoble-alpes.fr -
Afin d’assurer une continuité de service, les horaires de travail seront en lien avec les horaires d’ouverture de l’accueil, avec un roulement de la permanence jusqu'à 17h30 du lundi et au jeudi, et 16h30 le vendredi.
Une certaine flexibilité horaire peut être demandée lors des Conseils d'UFR en fin de journée de 16h à 19h une fois par mois, ainsi que lors d'évènements ponctuels du secteur santé (2 à 3 fois par an, programmés à l'avance).
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Vacant à partir du 01/07/2025
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Assistante / Assistant de direction
