Assistante / assistant de direction H/F

L’Agence régionale de santé Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé, dans le cadre de la stratégie nationale. Elle se compose d’un siège basé à Marseille et des six délégations départementales. L’action de l’Agence couvre les domaines des soins et services de santé, de la veille et de la sécurité sanitaire, de la santé publique et environnementale ainsi que des prises en charge médico-sociales pour les personnes âgées et handicapées.
Le pôle des assistantes de la direction générale est piloté par la Cheffe de cabinet.
Le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint, en s’appuyant sur les directions et délégations, pilotent la politique régionale, en collaboration avec les partenaires de l’Agence.
Le Secrétariat Général pilote les fonctions d’appui de l’ARS, ressources humaines, budget et contrôle de gestion et moyens généraux.
L’assistant/e de direction déploie son activité dans une organisation en un pôle constitué de 3 assistantes qui couvrent les fonctions suivantes :
assistance du DG ;
assistance du DGA ;
assistance de la Secrétaire Générale ;
assistance du cabinet.
L’assistante de direction a un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’agence, sous la responsabilité fonctionnelle de la Cheffe de cabinet. Il/elle est garant(e) de la qualité des relations avec les directions et partenaires et veille notamment à la transmission des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts.
En relation étroite avec la Cheffe de cabinet :
Assurer du secrétariat classique (agendas, réunions, logistique, comptes rendus, suivi de décisions, classement). 
Traiter les courriers « arrivés/départs » - logiciel ELISE.
Tenir à jour un tableau des courriers signalés et organiser son suivi. 
Réceptionner et diriger les appels téléphoniques destinés à la direction générale.
Assurer la gestion et le suivi de la gouvernance interne de l’Agence : établir le calendrier et les ordres du jour en relation avec les directions et délégations, actualiser très régulièrement le tableau de suivi des sujets à aborder dans ce cadre, diffuser les documents de support et les comptes rendus. 
Assurer le secrétariat de certaines instances : suivi des ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, réservation de salle. Suivre les décisions et demandes qui y sont faites. 
Etre référent en binôme de la gestion des déclarations publiques d’intérêt (DPI) pour les membres du conseil de surveillance et du secrétariat général.
Activités annexes :
Suivi et traitement les archives de la Direction Générale ;
Gestion des commandes de fournitures de la Direction Générale.