Assistante / Assistant de direction H/F
Référence : 2024-1653718
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille Champhol
- Localisation : 9 rue de la messe 28300 CHAMPHOL
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assurer l’interface entre le Directeur, le Directeur adjoint et tous les interlocuteurs internes et externes de l’établissement :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Information et conseil à des tiers
- Réception et traitement des appels téléphoniques à destination de la Direction
- Gestion de l’agenda institutionnel et contrôle des échéances
- Gestion de l’agenda du Directeur et de l’agenda du Directeur adjoint, assurer les prises de rendez-vous
- Traitement des courriers et documents concernant la Direction (courriers confidentiels, conventions de stage etc.)
- Suivi de la circulation des parapheurs
- Répondre aux demandes d’information en interne et en externe
Organiser la gestion administrative et logistique des réunions, commissions, instances et évènements institutionnels :
- Gestion de l’organisation matérielle et logistique des réunions
- Préparation des instances de l’établissement (composition et diffusion des dossiers, documents de travail, réservations de salles, déplacements et commandes de prestations hôtelières)
- Assurer l’envoi des ordres du jour et des convocations
- Vérifier la régularité des réunions (quorum, nombre de participants, remplacements etc.)
- Participer aux séances, prendre des notes
- Rédaction des relevés de décisions, des comptes rendus de réunions, des procès-verbaux
- Diffusion des documents à visée institutionnelle
- Assurer le versement, tri et conservation des documents institutionnels au sein des archives
Assurer une fonction d’alerte et d’interface au sein du CDEF :
- Assurer le relais des informations
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter, signatures etc.)
- S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des projets, documents et autres
Fonction de chargée de communication :
- Présentation, actualisation et réalisation des supports de communication des documents institutionnels (notes de service, arrêtés, courriers de la Direction, organigramme, rapport d’activités, conventions …)
- Organisation de la cérémonie des vœux, des pots de départ des agents, des séminaires de Direction, des réunions institutionnelles etc.
- Elaboration du journal interne, des cartes de vœux, des dossiers de présentation, affiches etc.
Fonction de chargée Informatique auprès du CD28 :
- Centralisation des informations, dysfonctionnements, demandes diverses concernant l’informatique au CDEF
- Assurer le relais des informations et demandes auprès de la Direction du Numérique
- Anticiper et signaler les changements, accompagner lors de l’accueil des nouveaux agents et des départs
- Assister les utilisateurs du CDEF
À propos de l'offre
-
Vacant à partir du 25/07/2024
-
Assistante / Assistant de direction
D'autres offres pourraient vous intéresser
-
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
Rédacteur/Rédactrice pôle représentation de l'État
-
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
Secrétaire Général(e) de la sous-préfecture de Nogent-le-Rotrou
-
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
PREF 28 - Assistante / Assistant du Sous-Préfet