Assistante / Assistant de direction H/F

Assurer l’interface entre le Directeur, le Directeur adjoint et tous les interlocuteurs internes et externes de l’établissement :
-         Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
-         Information et conseil à des tiers
-        Réception et traitement des appels téléphoniques à destination de la Direction
-         Gestion de l’agenda institutionnel et contrôle des échéances
-         Gestion de l’agenda du Directeur et de l’agenda du Directeur adjoint, assurer les prises de rendez-vous
-         Traitement des courriers et documents concernant la Direction (courriers confidentiels, conventions de stage etc.)
-         Suivi de la circulation des parapheurs
-         Répondre aux demandes d’information en interne et en externe
Organiser la gestion administrative et logistique des réunions, commissions, instances et évènements institutionnels :
-         Gestion de l’organisation matérielle et logistique des réunions
-         Préparation des instances de l’établissement (composition et diffusion des dossiers, documents de travail, réservations de salles, déplacements et commandes de prestations hôtelières)
-         Assurer l’envoi des ordres du jour et des convocations
-         Vérifier la régularité des réunions (quorum, nombre de participants, remplacements etc.)
-         Participer aux séances, prendre des notes
-         Rédaction des relevés de décisions, des comptes rendus de réunions, des procès-verbaux
-         Diffusion des documents à visée institutionnelle
-         Assurer le versement, tri et conservation des documents institutionnels au sein des archives
Assurer une fonction d’alerte et d’interface au sein du CDEF :
-         Assurer le relais des informations
-         Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter, signatures etc.)
-         S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des projets, documents et autres
Fonction de chargée de communication :
-         Présentation, actualisation et réalisation des supports de communication des documents institutionnels (notes de service, arrêtés, courriers de la Direction, organigramme, rapport d’activités, conventions …)
-         Organisation de la cérémonie des vœux, des pots de départ des agents, des séminaires de Direction, des réunions institutionnelles etc.
-         Elaboration du journal interne, des cartes de vœux, des dossiers de présentation, affiches etc.
Fonction de chargée Informatique auprès du CD28 :
-         Centralisation des informations, dysfonctionnements, demandes diverses concernant l’informatique au CDEF
-         Assurer le relais des informations et demandes auprès de la Direction du Numérique
-         Anticiper et signaler les changements, accompagner lors de l’accueil des nouveaux agents et des départs
-        Assister les utilisateurs du CDEF