Assistante / Assistant de direction
Référence : 2025-2034483
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Grenoble Alpes
Ancrée dans son territoire, l'Université Grenoble Alpes porte l'IDEX et réunit l'ensemble des forces de l'enseignement supérieur public du site Grenoble Alpes. www.univ-grenoble-alpes.fr - Localisation : 220 Rue de la chimie 38610 Gières
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 26 820 € brut/an € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires 26 820 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
Sous la responsabilité de la Directrice Générale Déléguée au Patrimoine, à l’Aménagement et à la Transition énergétique, vous apportez un appui quotidien à celle-ci et à son adjointe en assurant la gestion administrative, l’organisation et le suivi des dossiers, la préparation et la mise en forme des documents, la coordination des réunions et déplacements, ainsi que l’accueil et la circulation de l’information au sein de la direction.
Activités principales :
Assistance directe auprès de la Directrice Générale Déléguée et de son adjointe :
- Gestion des agendas complexes, planification et suivi des priorités.
- Organisation et préparation des réunions internes, externes et instances partenariales (ordre du jour, convocations, logistique, comptes rendus).
- Participation au comité de direction et tenue de l’ordre du jour.
- Rédaction, préparation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires).
Coordination et gestion des outils communs de la direction :
- Accueil, standard et traitement du courrier (y compris boîtes mails génériques).
- Gestion des signatures, réservations (salles, véhicules, matériel) et suivi du matériel informatique/téléphonie en lien avec la DSI.
- Mise à jour des bases documentaires et de l’intranet (organigrammes, annuaires, missions).
- Contribution à l’organisation des événements de la direction (AG, vœux, etc.).
- Suivi des abonnements presse et continuité d’activité en remplacement ponctuel des autres assistantes.
Suivi administratif des missions et déplacements :
- Gestion complète des ordres de mission et frais de déplacements via l’outil Notilus : demandes, validations, réservations, suivi et contrôle des paiements, archivage.
Contribution à la procédure d’accueil des start-ups
- Organisation et suivi logistique (demandes, visites, états des lieux, tableaux de suivi), avec adaptation à la procédure en cours de définition
Rémunération :
A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.
Profil recherché
- Bonne connaissance des circuits administratifs et des bases de la gestion, idéalement dans l’enseignement supérieur et la recherche
- Excellente maîtrise du français écrit et oral, avec de réelles qualités rédactionnelles
- Compétence confirmée en gestion d’agendas complexes, de priorités multiples et d’organisation de réunions
- Maîtrise des outils bureautiques et de visioconférence (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Zoom, Teams) ; la connaissance d’outils métiers (Zimbra, SIFAC, Notilus, Alfresco) serait un plus
- Sens aigu de l’organisation, de l’anticipation et de la rigueur dans le suivi des dossiers
- Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus
- Sens de l’accueil, de l’écoute et de la communication avec des interlocuteurs variés
- Esprit d’équipe, collaboration étroite avec les autres assistantes et les directions
- Flexibilité et capacité d’adaptation aux contraintes d’agenda et aux impératifs de la direction
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Travailler à l’Université Grenoble Alpes, c’est rejoindre un campus universitaire dynamique et un établissement qui s’inscrit dans le top 10 des établissements d’enseignement supérieur français. Richesse et diversité des compétences, gestion de carrière, qualité de vie au travail, rejoignez nos 7 800 personnels !
Descriptif du service
La Direction Générale Déléguée au Patrimoine, à l’Aménagement et à la Transition énergétique (DGD PAT) gère le patrimoine immobilier de l'Université Grenoble Alpes (475 000m2 SUB, 206 bâtiments) avec 192 agents et un budget annuel de 40 M€. Elle est structurée en cinq directions, une antenne locale à Valence et une mission transversale.
Ses missions couvrent la gestion, la maintenance et l’exploitation des bâtiments, la stratégie immobilière, et la maîtrise d’ouvrage des projets de construction et rénovation. Elle assure aussi le soutien logistique (courrier, nettoyage, mobilier, sécurité). Elle gère également les aspects juridiques liés à la propriété et à l’occupation, tout en coordonnant les partenariats financiers et la gestion des dépenses liées aux projets immobiliers.
La transformation écologique et la durabilité sont au cœur de son action, tout comme l’aménagement des infrastructures universitaires (voiries, espaces verts, réseaux). Elle accompagne aussi les laboratoires et startups dans leur hébergement contribuant ainsi à l’innovation et au dynamisme des sites universitaires.
À propos de l'offre
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Sur le recrutement :
Ourida ATTOU, chargé.e de recrutement
[email protected]Sur le poste :
Sophie VAILLANT - Directrice Générale Déléguée au Patrimoine, à l’Aménagement et à la Transition énergétique - [email protected]
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Vacant à partir du 06/10/2025
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Assistante / Assistant de direction
