ASSISTANT(E) CHEF DE POLE 3E
Référence : 2024-1792182
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Insertion
DREETS NOUVELLE-AQUITAINE Pôle 3E - Localisation : Cité Administrative, 2 avenue Jules Ferry, 23ème étage , 33000 Bordeaux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
- Secrétariat du chef de pôle, appui à la gouvernance et aux projets transverses et appui ponctuel aux départements / missions qui composent le pôle
1- Secrétariat du chef de pôle
- Traitement du courrier (enregistrement arrivée-départ, répartition)
- Accueil téléphonique
- Prises de rendez-vous, réservations véhicules, salles
- Frappe des courriers, de mailing, photocopies, scans
- Réservation billets train, gestion CHORUS DT et aide aux agents
- Suivi avec le chef de pôle de dossiers confidentiels (entretiens professionnels, CIA)
- Tenue du calendrier prévisionnel des congés
- Gestion des fournitures du pôle pour le site de Bordeaux
- Gestion messagerie secrétariat, messagerie Pôle 3e
- Gestionnaire FIBEN
- Appui aux chefs de département sur des dossiers particuliers ou en cas de besoin ponctuel lié à une urgence, besoin de mobilisation exceptionnelle
- Correspondante Communication pour le pôle 3e
Sur l'ensemble de ces missions, une coordination forte est requise avec l'alternant(e), le cas échéant.
2- Appui à la gouvernance et aux projets transverses du pôle
- L'assistant(e) participe à la gouvernance du pôle (REP, REP +) et appuie en amont la préparation de ces instances,
- Il/elle appuie au plan administratif les projets transverses du pôle : séminaires, temps de travail transverse de l'encadrement, recueil /harmonisation des feuilles de routes, établissements de documents type PPt de présentation du pôle.
- A ce titre il/elle peut être amené(e) à participer aux équipes projets mises en place.
3- Organisation et suivi des documents présentés à la signature du Préfet » (auquel cas le §3 deviendrait le §4) ?
o Coordination avec les services métiers et les personnes référentes en fonction de l’organisation retenue dans chaque Département
o Coordination avec l’assistante de direction sur les départs et les retours des parapheurs
o Suivi et alerte sur les départs et les retours des parapheurs en fonction des impératifs calendaires
o Scan des documents signés et renvoi aux services concernés
En dehors du pôle 3e et en roulement entre les assistantes des différents pôles :
- Participation au traitement du courrier pour l’ensemble des pôles
- Suppléance de l’assistante du directeur régional
Profil recherché
Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre (E, M, A, N) correspondant à la légende ci-dessous ou le niveau attendu * , ** , *** pour les savoir-être
- E (Expertise) : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
- M (Maîtrise) : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
- A Application) : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
- N : (Notions) Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
COMPETENCES REQUISES
-Avoir des capacités relationnelles, rédactionnelles
-Faire preuve d’analyse et d’esprit de synthèse
-Être rigoureux et organisé
-Être polyvalent
-Savoir travailler en équipe
-Savoir s’adapter aux évolutions du périmètre des missions confiées
COMPETENCES METIERS
-Maîtriser les outils et les méthodes du secrétariat
-Maîtriser les outils de la bureautique et les moyens de communications actuels (TIC)
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le ministère du Travail, du Plein Emploi et de l’Insertion prépare et met en œuvre la politique du Gouvernement dans les domaines du travail, de l’emploi, de la formation professionnelle, du dialogue social et de la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles.
Il est chargé de :
- la préparation et la mise en œuvre des règles concernant les conditions de travail, la négociation collective et les droits des salariés ;
- la préparation et la mise en œuvre des règles relatives aux régimes et à la gestion des organismes de Sécurité sociale en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles, conjointement avec les ministères en charge des Solidarités et de la Santé ;
- la défense et la promotion de l’emploi, y compris la politique de retour à l’emploi, ainsi que de la formation professionnelle des jeunes et des adultes ;
- participer à l’action du Gouvernement en matière d’action contre la fraude.
Descriptif du service
Créée le 1er avril 2021, la DREETS Nouvelle-Aquitaine a son siège à Bordeaux, une antenne à Poitiers et une antenne à Limoges.
Description du Pôle 3E/Description de la mission/ du service :
Principales fonctions du pôle 3E
• Favoriser l’accès et le retour à l’emploi
• Développer les entreprises et les compétences
• Anticiper et accompagner les mutations économiques
• Mettre en œuvre les programmes du Fonds social européen
• Contrôler la Formation professionnelle
• Animer la politique du Titre professionnel et Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP)
À propos de l'offre
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Pour candidater, veuillez joindre un CV, une lettre de motivation et le dossier de candidature que vous trouverez à l'aide du lien ci-dessous :
https://nouvelle-aquitaine.dreets.gouv.fr/Recrutement-a-la-Dreets
Pour candidater: dreets-na.recrutement@dreets.gouv.fr
Contacts pour informations :
Personne à contacter (mail) : pierre-yves.boiffin@dreets.gouv.fr (chef du pôle 3E)
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Spécificités du poste / Contraintes : poste non compatible avec un télétravail de plus d'une journée + nécessité de se caler sur les congés avec les autres assistantes en cas de suppléance.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
