Assistant(e) de Direction chargé(e) des assemblées et du secrétariat général
Référence : O047251125000759
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aiguillon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions du poste :
- Apporter une aide permanente au DGS, au Maire et aux élus en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de classement et suivi de dossiers,
- Suivre les dossiers administratifs et les gérer selon l’organisation du travail,
- Préparation et gestion des assemblées
1/ Gestion du courrier :
- Enregistrement du courrier « Arrivée » (postal et électronique) et transmission à la direction générale et dans les différents services
- Enregistrement du courrier départ,
- Transmission du courrier départ aux services postaux.
2/ Organisation des réunions :
2.1/ Bureau municipal :
- Préparer l’ordre du jour en fonction des dossiers communiqués par la direction générale,
- Saisir le compte-rendu si besoin.
2.2/ Conseil municipal :
- Préparer la convocation, l’ordre du jour, les délibérations en lien avec les services, et l’index de séance,
- Envoyer les convocations,
- Publicité site + presse + affichage,
- Collecter les documents de travail pour le Maire et la DGS,
- Prendre des notes au cours de la séance pour la rédaction du procès-verbal,
- Saisir, afficher et télétransmettre les délibérations,
- Transmettre les délibérations aux organismes et aux services concernés,
- Tenue du registre des délibérations, des annexes et des procès-verbaux,
- Mise à jour du tableau de suivi.
2.3/ Commissions :
- Récupération et transmission des documents de travail,
- Envoyer les convocations,
- Suivi des présents/réponses.
2.4/ Arrêtés municipaux :
- Prendre les arrêtés permanents,
- Télétransmission de l’ensemble des arrêtés pris par les services.
- Etablissement du recueil des actes administratifs (délibérations, décisions).
3/ Suivi administratif des marchés publics en lien avec le service comptabilité (optionnel):
- Rédaction et gestion des marchés publics,
- Classement des pièces afférentes aux marchés,
- Saisie des dossiers,
- Application de la règlementation des marchés publics.
4/ Suivi et organisation des actes de la direction :
- Classer et archiver les dossiers :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
- Photocopier et assembler les dossiers,
- Trier, classer et archiver les documents,
- Synthétiser et présenter les informations,
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation.
5/ Planification et suivi :
- Gérer l’agenda de la DGS et du Maire, et prendre et organiser les rendez-vous et réunions.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions,
- Utiliser les logiciels et les progiciels.
Profil recherché
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Saisir des documents de formes et contenus divers,
- Gérer et actualiser les bases d’information,
- Rechercher les informations et notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées,
- Rédiger des documents administratifs,
- Enregistrer et saisir des données informatiques,
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion.
Savoir-être :
- Rigueur et sens de l’organisation,
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie,
- Relation de confiance avec la direction générale,
- Réactivité.
À propos de l'offre
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CV + LM
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 05/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
