Assistante- secrétaire H/F HCEFP
Référence : 2025-1975394
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Secrétariat général
Haut-Commissariat à l'Enseignement et à la Formation professionnels - Localisation : 110 rue de grenelle 75007 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le/La secrétaire-assistant(e) est responsable de l’organisation quotidienne du travail de l’équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant notamment les fonctions suivantes :
- assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur ;
- assurer le lien avec les autres secrétariats de la structure et avec les secrétariats des cabinets ministériels ;
- réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l’application ELISE ; suivre les productions des textes réglémentaires via REPONSES
- gérer les messageries fonctionnelles de la structure (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses) ;
- gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ;
- préparer les dossiers pour les réunions des responsables de l’équipe ;
- saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion ; mettre en œuvre la communication interne et participer à l’organisation des séminaires ;
- prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure ; gérer les fournitures et les commandes ;
- assurer la gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via CHORUS DT, de l’installation des nouveaux collègues ;
- organiser l’archivage papier et numérique pour l’ensemble de l’équipe et dans le respect des règles en vigueur ;
- assurer la veille documentaire ;
- élaborer des tableaux de suivi de l’activité.
Au-delà des activités de secrétariat, le/la secrétaire-assisant(e) pourra se voir confier l’étude et la gestion de certains dossiers en lien avec l’activité de la structure. Il/Elle devra gérer les pics d’activité ainsi que les urgences
Des formations à la prise de fonction et un accompagnement individuel sont proposés.
Profil recherché
Connaissance de l’environnement professionnel et des procédures administratives.
Respect de la confidentialité ; Capacité d’anticipation et prise d’initiative ; Capacité à travailler en équipe ; Rigueur, précision et organisation.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- virginie.saint-marc@education.gouv.fr
- recrutement-sg-saam@education.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Le haut-commissaire à l'enseignement et à la formation professionnels apporte son concours à la définition et à la mise en œuvre des politiques conduites en matière d'enseignement professionnel et de formation professionnelle des jeunes et des adultes.
A cette fin, il a pour missions :
- De proposer des orientations en matière d'enseignement professionnel et de formation professionnelle initiale et continue relevant du ministre chargé de l'éducation nationale
- De conduire un dialogue avec les conseils régionaux, les partenaires sociaux et l'ensemble des acteurs nécessaires à la réalisation de ses missions, dans le respect de leurs compétences, sur ces orientations et les modalités d'intervention de l'Etat ;
- De coordonner au niveau interministériel les travaux relatifs à l'enseignement et la formation professionnels ainsi qu'à l'insertion des jeunes dans l'emploi à l'issue de leur parcours de formation au sein de l'enseignement professionnel ;
- D'assurer le suivi de la mise en œuvre des politiques de l'enseignement et de la formation professionnels.
Descriptif du service
Equipe dynamique composée de 6 personnes : le haut-commissaire, une directrice de cabinet, une cheffe de cabinet et 3 conseillers.
À propos de l'offre
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Le processus de recrutement :
Eléments de candidature :
Personne à contacter : pour toute interrogation que vous auriez, vous pouvez contacter : Virginie Saint-Marc, cheffe de cabinet virginie.saint-marc@education.gouv.fr
Les candidatures sont à envoyer :
virginie.saint-marc@education.gouv.fr
et
recrutement-sg-saam@education.gouv.fr
Documents à transmettre : votre CV et votre lettre de motivation
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Binôme travaillant en brigade. Première expérience en cabinet ministériel souhaitée.
Nous rejoindre, c’est :
- Un plan de formation diversifié
- Une vie associative riche (culturelle, artistique, sportive)
- Le Pass Education : un accès gratuit aux collections permanentes de plus de 160 musées et monuments nationaux
- Des restaurants administratifs et cafétérias
- Un appui en matière de recherche de logement locatif
- Une prise en charge adaptée si vous êtes en situation de handicap
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Vacant à partir du 01/08/2025
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Assistante / Assistant de direction
