Assistant(e) à la permanence ministérielle des interventions sociales - DIVISION DES CABINETS
Référence : 2025-1921735
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Division des Cabinets
Ministères sociaux - division des cabinets - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7 ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Secrétariat auprès de l'encadrement et d’une équipe d’assistants (es) de service social :
Activités principales :
- Accueil, évaluation et orientation des appels téléphoniques des citoyens et partenaires ;
- Traitement de texte des courriers, notes, rapports ;
- Suivi du bon acheminement des courriers, mails réceptionnés à la permanence,
- Création, réactualisation et mise à jour des dossiers dans le logiciel informatique du service « mon suivi social »,
- Enregistrement, classement et archivage des mails et documents transmis par les citoyens et les partenaires,
- Archivage des courriers papiers reçus à la permanence,
- Enregistrement, recherche des courriers avec le logiciel Pégase,
- Élaboration, suivi des tableaux de bord, recueil des statistiques.
- Mise en forme du bilan d’activité,
- Mise à jour de la documentation, coordonnées des services, établissements de notre ministère et organismes externes.
Activités annexes :
- Gestion des fournitures
- Réservation des salles
Partenaires institutionnels :
L’assistante de la permanence ministérielle des interventions sociales travaille en réseau avec les assistantes de la division des cabinets et les assistantes des cabinets ministériels.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
Dispositifs en vigueur du champ social et médico-social (N)
Techniques d’entretien téléphonique (M)
Environnement institutionnel et administratif (M)
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Avoir le sens de l’écoute et le respect de la personne***
Savoir travailler en partenariat et en équipe***
Avoir l’esprit d’initiative
Faire preuve de diplomatie
Faire preuve de discrétion professionnelle***
Etre autonome tout en sachant rendre compte
Savoir-faire
Analyser et évaluer les situations en vue d'orienter correctement la demande
Connaître les règles de forme et de présentation applicables aux courriers adressés par le service
Connaître les techniques du secrétariat (prise de note, écriture abrégée…)
Connaître les circuits et procédures spécifiques appliquées dans le service
Connaître les règles d'archivage et de classement
Maîtriser la bureautique (traitement de texte - tableur - messagerie électronique) (M)
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- gabrielle.wydryck@ddc.social.gouv.fr
- rose.sosso@ddc.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La division des cabinets apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.
Ses principales missions sont :
- d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
- d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- d'assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :
- Mon suivi social (logiciel)
- Pégase (Elise)Autres formations utiles au poste
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Spécificités du poste / Contraintes :
- Amplitude horaire de 8 h 45-17h30.
- Gestion d’appels téléphoniques de personnes en grande difficulté.- Offres d'action sociale : crèche sur le site, centre de loisirs, restaurant administratif, cafétéria, associations sportives et culturelles, bibliothèque, mutuelle référencée, prise en charge partielle des frais de transport et participation à la complémentaire santé.
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Vacant à partir du 01/07/2025
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Assistante / Assistant de direction
