ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF
Référence : 2025-2019550
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CREPS PACA
CREPS PROVENCE-ALPES-COTE D'AZUR - Localisation : 346, boulevard des Mimosas – Saint Raphael
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Mission principale du poste :
Le service « Accueil & Stages’’ assure une mission essentielle dans le fonctionnement de l’établissement. Il est la plateforme centrale et unique de gestion des ressources mises à dispositions des usagers et agents. Il coordonne les réservations de salles de cours, des installations sportives avec prêt de matériels, des occupations des chambres et besoins en restauration :
· Assurer la bonne gestion des demandes de réservations et manifestations de la prise de contact à la facturation.
· Assurer la continuité du département en l’absence de la responsable de service.
· Contribuer à l’activité « Evènementiel » du site.
· Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire et utile au bon fonctionnement du service.
· Accueillir, informer et orienter l’usager interne et externe.
· Faciliter la préparation et la rédaction des comptes rendu et rapports d’activités.
Activités et tâches du poste :
· Assurer la gestion des demandes de réservations et manifestations (prise de contact à la facturation) :
Suivi du traitement des demandes de réservations (mails, appels téléphoniques, demande sur site et sur l’applicatif Easy Request [ER]).
Engager toutes les démarches nécessaires et utiles pour assurer la programmation et la planification des activités d’accueil en liaison avec tous les services impliqués et le prestataire de restauration.
Elaboration des devis et préparation des documents nécessaires à l’accueil de stage (rooming – tableau des effectifs repas – commande de repas spécifique – matériels sportifs – aménagement salle).
Assurer l’interface avec l’ensemble des autres départements du site.
Elaboration des factures et assurer le suivi des créances et relances débiteurs.
Assurer les modifications sur l’applicatif ER (tarifs, prix, programmation compte).
· Positionner le service « Accueil et Stages » dans une dynamique prospective et de développement :
Engager les démarches nécessaires pour fidéliser les usagers et ouvrir à d’autres clients (séminaire, colloque, évènement sportif) et établir un fichier usagers.
Soutien à la construction, la mise à jour et l’exploitation des tableaux de pilotage du site
(Indicateurs divers et réglementaires).
Soutien au suivi des valorisations des associations locales qui fréquentent l’établissement en soirée.
· Soutien à l’accueil « front office » en cas de nécessité :
Programmation, contrôle et mise à jour des cartes d’accès (avec les logiciels « alise » et « salto ») ;
Collaborer avec les agents des services support (accueil, entretien, installations sportives) ;
Assurer l’accueil des stages ;
Gestion du courrier en départ et arrivée ;
Suivi du matériel sportif.
Profil recherché
Savoir être :
· Capacité d’écoute et de dialogue.
· Qualités relationnelles.
· Aptitude au travail en équipe et capacité à former des collaborateurs.
· Capacité d’organisation, méthode et adaptation.
· Capacité à traiter et transmettre l’information.
· Capacité à rendre-compte.
· Capacité à communiquer en anglais ou autre langues étrangères.
· Prise d’initiative et force de propositions pour améliorer les procédures.
· Maitrise de la bureautique et des outils métiers.
· Capacité d’adaptation aux différents niveaux d’exigences de nos publics.
· Capacité à coordonner le département en cas de nécessité.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Karine CHERIFI
- srh-infos@creps-paca.sports.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Description de la structure (missions, organisation) :
Le Centre de Ressources, d’Expertise et de Performance Sportive (CREPS) Provence – Alpes – Côte d’Azur est l’un des 17 CREPS composant le réseau national du Ministère des Sports. Il s’agit du deuxième établissement en installations et ressources derrière l’INSEP. Il intervient dans les domaines :
du Sport de Haut Niveau,
de la Formation aux métiers du Sport et de l’Animation,
de l’Accueil de stages et de manifestations.
Le CREPS accueille les pôles relevant des Projets de Performance Fédéraux. Il est le lieu privilégié de la préparation sportives des athlètes mais aussi, grâce aux cursus de formation qui leur sont proposés, de leur future insertion professionnelle.
L’établissement est aussi l’opérateur du ministère dans le champ des formations initiales aux métiers du sport et de l’animation socio-éducative, compétence à laquelle s’ajoute celle d’opérateur de droit commun dans le champ de la formation professionnelle continue. Pour remplir ces missions, le CREPS PACA dispose de nombreuses installations sportives et bâtiments répartis sur un réseau de trois sites : Aix-en-Provence, Antibes, Boulouris / Saint-Raphaël
https://www.creps-paca.fr
À propos de l'offre
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Le poste est à pourvoir à compter du 1er septembre 2025. Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à transmettre par voie électronique.
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Environnement professionnel :
L’assistante administratif fait partie du service « Accueil et Réservation » qui gère plus de 450 stages en moyenne par an. 12 personnes composent ce service dont 10 personnels « Région » (accueil physique et entretien général). Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles : Thibaut DESPRES (responsable du site) et Karine CHERIFI (cheffe du service).
conditions particulières d’exercice :
Quelques contraintes horaires (en lien avec l’accueil du public) et de disponibilité sur des périodes particulières et selon la nécessité de service, des jours fériés et des we travaillés.
Connaissances :
· Dans le domaine de l’accueil du public et téléphonique.
· Dans le domaine de l’accueil de stage sportif, organisation logistique, « hôtelière » et de gestion administrative.
· Dans les logiciels et applicatifs métiers dans le domaine de la gestion des réservations est un plus (Easy Request – salto – alise).
· Maitrise et aisance dans les environnements digitaux et numériques.
· Des environnements institutionnels et administratifs dans les secteurs associatifs, du sport, de la jeunesse et de l’éducation populaire.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
