Assistant.e administratif et financier

Sous l’autorité du responsable du pôle administratif et financier, l’assistant.e administratif et financier assure la gestion administrative et financière des services de la Direction : maintenance, logistique, construction et stratégie patrimoniale énergétique :

• recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.
• assurer la gestion financière des services
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Classer et archiver des documents
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
  Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
• Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Consigner les procédures applicables dans son domaine
• Enregistrer les données budgétaires
• Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure