Assistant(e) administratif (ve) et logistique (H/F)

Référence : 2024-1756871

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Direction des Finances, des Achats et des Services
    Minstères sociaux Direction des finances, des achats et des services (DFAS) Service des patrimoines (SPAT) Bureau de l'accueil et de la sécurité (SECU)
  • Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème
Domaine : Relation à l'usager
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Date limite de candidature : 31/12/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Activités principales :

Le/la titulaire du poste soutient le chef du bureau, son adjoint et les chefs de section dans l'organisation quotidienne du travail.
Il/elle garantit l'interface entre les différents acteurs et le responsable hiérarchique, particulièrement en matière de traitement de l'information et de coordination.

l/elle assure :
- l'accueil physique et téléphonique, l'orientation des usagers au profit du chef de bureau et de son adjoint ;
- le traitement de l'information et les réponses de 1er niveau ;
- la gestion administrative et financière des marchés ;
- certaines relations avec les prestataires externes (contrôle de gestion des sociétés privées) ;
- la gestion du planning collectif (congés, formations, arrêts), des agendas, et l'organisation des réunions internes ;
- le suivi administratif et logistique des diverses formations proposées aux agents du ministère par le bureau ;
- l'élaboration des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers, en fonction des directives du chef de bureau et avec l'aide de l'adjoint du chef de bureau ;
- la gestion des consommables courants et spécifiques au bureau et le suivi de l'entretien des équipements ;
- la constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courrier, traitement de texte ;
- le classement et archivage de documents (plan de classement) ;
- la gestion administrative des dossiers de formation des nouveaux arrivants ;
- le suivi de performances (tableaux bords, indicateurs d'activité).

Profil recherché

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire

Personnes à contacter

  • arnaud.beucher@sg.social.gouv.fr
  • olivier.gregoire@sg.social.gouv.fr

Qui sommes-nous ?

Missions du service :
Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.
Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances. L'adjoint est par ailleurs haut fonctionnaire à la sécurité routière et référent ministériel des mobilités.

À propos de l'offre

  • Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :

    1- Initiation aux risques opérationnels liés à la sécurité
    2- Word perfectionnement
    3- Excel perfectionnement
    4- Power point perfectionnement

    Autres formations utiles au poste
    1- Formation au système d'information financière de l'état Chorus
    2- Formation au marché public

    Mail à qui adresser les candidatures :

    arnaud.beucher@sg.social.gouv.fr
    dfas-brhag-recrutement@sg.social.gouv.fr

    Contact 1 :

    Nom Prénom : BEUCHER Arnaud
    Fonction : Chef de bureau de l'accueil et de la sécurité
    Mail/téléphone :arnaud.beucher@sg.social.gouv.fr / 06 98 50 98 05

    Contact 2 :
    Nom Prénom : GREGOIRE Olivier
    Fonction : Adjoint au chef de bureau de l'accueil et de la sécurité
    Mail/téléphone : olivier.gregoire@sg.social.gouv.fr / 07 60 57 19 21

  • Des missions de sûreté ou d'accueil peuvent être ponctuellement confiées au titulaire du poste. Une habilitation au titre de la protection du secret de la défense nationale est nécessaire à la prise de fonction du poste. Le/la titulaire fera donc l'objet d'une enquête administrative.
    En raison des activités opérationnelles du bureau de l'accueil et de la sécurité, seuls deux jours de télétravail sont autorisés sur le poste.

  • Vacant à partir du 18/02/2025

  • Secrétaire

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