Assistant(e) Administratif(ive) à la Maison Ouverte des Services pour l'Allemagne
Référence : O057251001000419
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Forbach
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Assistant administratif à la Maison Ouverte des Services pour l'Allemagne
Missions Globales du poste :
Accueil physique et téléphonique du public
Traitement des dossiers et saisie de documents
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Planification et suivi
Activités principales :
1) Accueil physique et téléphonique du public
Informer les usagers sur les procédures
Orienter et informer le public vers l'intercoluteur ou le service compétent
Répondre aux appels téléphoniques et prendre en charge les messages
Recevoir et orienter les demandes
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Effectuer les permanences extérieures en cas d'absence de la responsable
Rechercher et diffuser des informations
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
2)Traitement des dossiers et saisie des documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Rédiger des documents administratifs et notes synthétiques
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion
3) Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Identifier les sources de documentation
Gère le stock du fonds documentaire
4) Planification et suivi
Gérer l'agenda de la responsable et des partenaires présents dans la MOSA le cas échéant, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service - statistiques de fréquentation, domaines concernés etc
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Assiste la responsable dans le suivi et la mise en ½uvre des partenariats transfrontaliers.
Activités secondaires :
Suivi de la presse allemande
Profil recherché
Connaissances / savoirs :
Connaissance des collectivités et de leur fonctionnement
Connaissances des institutions du système de sécurité sociale francais et allemand
Maitrise parfaite de la langue allemande, à l'oral et à l'écrit
Expérience dans l'accueil du public (face à face)
Technique de secrétariat : prise de note, dactylographie...
Logiciels de bureautique - MS OFFICE
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Techniques de communication orale et écrite
Utilisation de l'outil informatique
Savoir-faire :
Organisation et gestion du temps de travail
Gestion des priorités
Adapter son discours en fonction de l'interlocteur
Archivage, tri et organisation des dossiers
Savoir-être :
Capacité d'écoute
Aisance relationnelle, adaptabilité et diplomatie
Disponibilité vis-à-vis du cadre
Discrétion
Rigueur et sens de l'organisation
Clarté dans la communication orale
Réactivité
À propos de l'offre
-
CV et lettre de motivation à envoyer à [email protected]
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
-
Vacant à partir du 01/01/2026
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
