Assistant(e) administratif(ive) du pôle administratif de la coordination Petite Enfance
Référence : O078250515000507
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Poissy
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assurer la qualité de l'accueil du suivi administratif ainsi que l'accueil des familles.
- Assurer le secrétariat de la coordination et la préparation de la commission
Placée sous l'autorité directe de la coordinatrice administrative adjointe, vous avez pour missions :
- Accueillir les familles et les personnes se présentant au pôle petite enfance.
- Gérer les appels téléphoniques du pôle petite enfance et de la coordination petite enfance, le courrier aux familles, la boîte mail commune.
- Assurer la gestion du portail famille : réponse aux familles, validation des demandes d'inscriptions,
- Préparer les courriers de réponses aux familles et les déposer sur le parapheur électronique.
- Préparer les dossiers d'admission : de la saisie au calcul du forfait.
- Vérifiez la complétude des dossiers d'admission, signature du forfait ainsi que les mises à jour si nécessaire.
- Préparer la facturation : En cas de dysfonctionnement du système d'enregistrement des heures d'arrivées et de départ des enfants préparer et saisir les feuilles de présence des enfants : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences...) Si enregistrement par le système de badgeage : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences...)
- Transmission dans les délais au service Régie des éléments de la facturation.
- Préparer les différents supports de présentations des éléments pour la CAF
- Apporter les différents éléments aux directrices des différentes structures pour qu'elles puissent établir le rapport d'activités.
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus lors des réunions.
- Pour la crèche familiale : préparer les fiches de présence si badgeage par le système impossible.
- Effectuer le classement, l'archivage ainsi que les commandes de fournitures pour le pôle.
Vous serez détaché ponctuellement sur des missions de secrétariat pour la coordination Petite Enfance.
- Courriers, tableaux, commandes.
Vous serez détaché des missions habituelles sur une période précise de janvier à mai de chaque année afin de préparer la commission d'admission des enfants en crèches et d'assurer ensuite le suivi en collaboration avec la coordination petite enfance.
- Avant chaque commission : mis à jour de chaque dossier de demande, envoi des mailings aux familles relance téléphonique. Préparation de la liste pour la commission.
- Après la commission, suivi des attributions et des refus, réattribution des places selon les directives de la coordination petite enfance.
Profil recherché
Contexte :
- Assurer le lien administratif entre les familles et les structures petite enfance.
- Assurer correctement la préparation de la commission.
Obstacles à réaliser ou défis à surmonter (que doit atteindre l'agent pour accomplir cette mission) -
- Polyvalence des missions
- organiser son travail en planifiant et hiérarchisant l'ensemble des tâches confiées
- Pratiquer l'écoute active et faire preuve d'empathie avec les familles.
Autonomie donnée :
- Organisation des missions.
- Polyvalence concernant les missions du poste d'assistante administrative pour chaque agent du pôle.
Connaissances et qualités requises :
- Diplôme et expérience dans le domaine du secrétariat.
- Maîtrise de l'outil bureautique indispensable, connaissance du logiciel Babicarte appréciée.
- Devoir de discrétion et respect du secret professionnel.
- Rigueur comptable et bonne qualité rédactionnelle
- Sens de l'accueil et de la communication
- Présentation soignée.
- Qualités organisationnelles.
- Sens important du travail en équipe
- Sens des responsabilités et réactivité
- Gestion des priorités esprit d'initiative
- Autonomie, dynamisme.
Qui sommes-nous ?
La Ville de Poissy, Yvelines
40 300 habitants
Accès RER A/SNCF Saint-Lazare, A13, A14, N13
Entre Seine et forêt : ville de culture et d'histoire, commune emblématique des Yvelines à proximité immédiate de Paris, Poissy a engagé dès 2014 une modernisation qui lui a permis d'accroître son attractivité et d'attirer les marques internationales. Le siège social de Stellantis Europe, la plus grande concession Porsche d'Europe ou encore le centre d'entraînement du Paris Saint-Germain sont autant de fleurons qui contribuent à la renommée et au dynamisme de la collectivité.
Pourquoi nous rejoindre ?
A travers notre PACTE RH de transformation de l'administration primé et reconnu à de nombreuses reprises au plan national, nous promouvons une politique de ressources humaines pionnière et innovante tournée vers :
- L'égalité professionnelle,
- La qualité de vie au travail,
- L'accompagnement des parcours et la valorisation du mérite,
- La qualité du management.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire - Vice-présidente de la Communauté Grand Paris Seine & Oise - Conseillère régionale d'Ile-de-France
Place de la République
78303 POISSY CEDEX
ou par courriel : recrutement@ville-poissy.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 14/07/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
