Assistant(e) Administratif(ve) - Mairie de Rodez
Référence : O012241031000399
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Rodez
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la direction du Responsable du service Environnement Urbain, l'agent a pour fonctions :
- Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure
- Assistance à sa hiérarchie immédiate
- Gestion des engagements et liquidations budgétaires du pôle, refacturation et Etat de recouvrement
- Participation à la gestion administrative du parc auto et de la station à carburant
Comptabilité des engagements et liquidations du Centre Technique Municipal
* Saisie, analyse et orientation des bons de commandes
* Saisie des engagements et liquidations budgétaires
* Ventilation analytique des bons de commandes
* Edition des documents budgétaires pour les différents services, aide au budget, DM et BS.
Tâches administratives sur l'activité du Parc Automobile
* Saisie et suivi des bons de commande des pièces automobiles
* Saisie de l'activité du parc auto dans le logiciel Astech (pièces, contrôles réglementaires...)
* Transmission des coûts de fonctionnement et réalisation de titres de recettes
* Gestion des prêts des véhicules
* Gestion de la station en collaboration avec le responsable environnement urbain : affectation des badges, suivi des consommations, autorisation de prise de carburant et assurer le réapprovisionnement de carburant.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
* Accueil physique, recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
* Suivi des actions de la brigade verte.
* Transmission des messages aux responsables d'équipes et de secteurs
* Accueil et gestion des appels en période de déneigement
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Suivi et traitement de tous les documents se rapportant aux marchés, des courriers, des rapports et des Comptes rendus divers
* Réception et distribution du courrier, archivage
* Gestion des rendez-vous
* Gestion des congés et réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel
Gestion des procédures et activités des services
* Suivi administratif des astreintes du week-end
* Diffusion et affichage des informations et documents réglementaires et d'information
* Commande et gestion des fournitures
* Gestion des prêts des salles de réunion
* Gestion des réservations des salles de réunion du CTM et des Véhicules
Profil recherché
Savoir :
* Techniques de secrétariat, rédaction de courrier
* Maîtriser les techniques de communication
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Pratique de Word, Excel, Tokheim, Central Parc, Civil Finances, Workflow (Saisies et liquidations des engagements, Balance budgétaire, grand livre pour les services Mécanique, E. Verts, Propreté, Mécanique, Magasin).
* Maitrise du budget
Savoir-faire :
* Organiser, planifier, recevoir, filtrer...
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Adaptabilité en fonction de l'environnement professionnel
* Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Savoir être :
* Sens du service public
* Disponibilité et écoute
* Capacité à prendre des initiatives
* Capacité d'adaptation
À propos de l'offre
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Envoyer lettre de motivation et CV.
Pour les candidats statutaires, joindre le dernier arrêté fixant la position administrative.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
