Assistant.e administratif.ve certification des organismes et conventionnement (Erasmus+ et CES)
Référence : 2025-1879613
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Agence du Service Civique (ASC)
- Localisation : 95 Avenue de France 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous la supervision de la cheffe du Pôle, l'assistant·e administratif·ve est l'interlocuteur·rice principal·e des organismes candidats.
À ce titre, il·elle les accompagne dans leurs démarches administratives et veille au contrôle de leur dossier lors du dépôt de
candidature aux appels à projets nationaux Erasmus+ Jeunesse et Sport ainsi qu'au Corps européen de solidarité (CES). Il·elle
participe au respect des délais (imposés par la Commission européenne en matière d'instruction des candidatures et de
conventionnement), à la qualité de service et contribue, plus largement, à la mission de prévention des fraudes et des irrégularités de
l'Agence.
Ses missions principales :
1.Assurer la gestion administrative des candidatures
- Mettre à jour les modèles de courriers et les documents d'accompagnement destinés aux organismes candidats (accusés de
réception, notifications de résultats, FAQ, tutoriels)
- Gérer l'envoi des accusés de réception et les notifications de résultats via le publipostage
- Gérer la mise des projets et les pièces administratives concernant les projets sur la plateforme de gestion des projets (PMM)
- Mettre à jour les bases de données Excel des projets déposés
- Vérifier l’éligibilité des demandes de labellisation CES, des accréditation Erasmus+ et actualiser le suivi des labels
2. Assurer le contrôle et l'accompagnement des organismes candidats et partenaires
- Accompagner les organismes candidats dans l'utilisation de la plateforme de dépôt des pièces de la Commission européenne (ORS)
- Vérifier les identités juridiques des organismes candidats et les pièces administratives déposées sur la plateforme ORS
- Relancer les organismes candidats pour actualiser les pièces administratives
- Communiquer avec les autres agences nationales européennes (Erasmus+ et CES) dans le cadre de la certification des organismes
français partenaires et participer aux certifications le cas échéant
3. Assurer le suivi du conventionnement et des avenants
- Collecter les informations des signataires (emails, numéros)
- Envoyer les conventions et annexes dématérialisées via DocuSign (publipostage, modèles et circuits pré-définis)
- Extraire et suivre les annexes budgétaires via l'outil PMM
- Vérifier les données signataires et financières dans DocuSign et relancer si nécessaire
- Communiquer les certificats d'accréditation Erasmus+ et de labellisation CES aux porteurs de projets
- Réaliser des reportings sur l'état d'avancement des sujets en lien avec la chargée de mission
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être
référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le
résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer
les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches,
connaissance du processus, global…
Savoir-faire :
- Maîtrise de la bureautique (Word et Excel) et appétence pour les outils informatiques (outil signature électronique) M
- Aisance rédactionnelle M
- Savoir écrire et lire en anglais A
- Appliquer les méthodes de contrôle adaptées A
- Connaissances en matière juridique et réglementaire A
Savoir-être :
- Savoir anticiper (notamment les pics d'activités)
- Rigueur, méthodologie et organisation
- Savoir travailler en équipe
- Avoir le sens du contact et de l'écoute y compris en situation interculturelle
- Être force de proposition
Expérience professionnelle
Une première expérience dans des fonctions similaires et/ou dans les domaines concernés est attendue
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Qui sommes-nous ?
Créée en 2010, l’Agence du Service Civique (ASC) est un groupement d’intérêt public (GIP) placé sous la tutelle du ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative.
Acteur central dans le domaine de l’engagement et de la mobilité des jeunes, l’ASC coordonne plusieurs programmes phares : le Service Civique, le Corps Européen de Solidarité (CES) et le volet Jeunesse et Sport du programme Erasmus+. L’Agence œuvre pour renforcer les synergies entre ces dispositifs, offrant ainsi aux jeunes des expériences formatrices et enrichissantes.
Le Service Civique permet aux jeunes de 16 à 25 ans (jusqu’à 30 ans pour les personnes en situation de handicap) de s’engager dans des missions d’intérêt général, que ce soit en France ou à l’étranger, contribuant à la cohésion sociale et à une société fondée sur l’engagement.
Le Corps Européen de Solidarité donne aux jeunes de 18 à 30 ans l’opportunité de participer à des projets solidaires à travers l’Europe, renforçant ainsi la solidarité et la coopération entre les pays membres de l’Union européenne.
Le programme Erasmus+ Jeunesse & Sport encourage la mobilité et les échanges entre jeunes, favorise le partage des connaissances entre les acteurs de la jeunesse et sensibilise à l’engagement démocratique, tout en soutenant les débats et échanges d’idées.
Présidée depuis décembre 2022 par Nadia BELLAOUI et dirigée par Grégory CAZALET depuis octobre 2022, l’Agence emploie 126 agents dont les missions contribuent à la mise en œuvre des programmes et politiques de jeunesse. Les agents des pôles métier sont majoritairement des chargé.es de mission qui travaillent sur une grande variété de projets, réunissant ainsi une pluralité d’expertises et de parcours au service de la jeunesse et de l’engagement en France, en Europe et à l’international. Avec ses 16 pôles et services, alliant pôles métier et fonctions support, l’Agence propose une variété de missions et favorise la mobilité interne, permettant à chacune et chacun de saisir des opportunités de développement professionnel.
Descriptif du service
Le pôle Contrôle interne et pilotage des appels à projets de l’'Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport a pour mission :
- de déployer un dispositif de contrôle interne propre aux activités Erasmus+, intégré dans la démarche de contrôle interne de l’Agence
du Service Civique ; d’assurer le suivi et la mise en oeuvre de ce dispositif et d’en rendre compte auprès des instance et autorités
compétentes
- de piloter certaines étapes du cycle de vie des projets et de réaliser des contrôles sur les projets et organismes subventionnés par
l’Agence : pilotage de la phase d’évaluation qualitative et gestion du pool des experts, vérifications sur la fiabilité des organismes
bénéficiaires, contrôles sur les bénéficiaires, suivi des cas de fraude et contentieux
- de piloter les aspects budgétaires et statistiques de l’Agence Erasmus+, afin de rendre compte de l'activité de l'Agence
À propos de l'offre
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Contacts :
Candidature à adresser directement (CV + lettre de motivation) au service des Ressources Humaines de l'Agence du Service Civique
par mail à recrutements@service-civique.gouv.fr -
Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
