Assistant(e) administratif(ve) de direction (h/f) - COMMUNE DE SAINT PAUL
Référence : O978250701000197
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Paul
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'assistant(e) administratif(ve) de direction accompagne le directeur/la directrice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
*Activités principales
Accueil et agenda :
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
- Gérer l'agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
- Préparer et organiser la logistique des événements professionnels
- Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours
Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation :
- Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- En lien avec l'assistante administrative, assurer le suivi des factures, BC, BL...
Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus...)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
- Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs, gestion et suivi de Cindoc
*Activités ponctuelles
- Participer à l'organisation des recrutements, formations, au suivi administratif du personnel
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers
*Activités spécifiques
- Déplacement sur le réseau de lecture publique et dans les services de la collectivité
- Déplacements occasionnels sur le territoire et hors du territoire, et auprès des partenaires
- Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l'organisation des élections
Profil recherché
*Formations et qualifications demandées
- Expérience dans le domaine de compétence
- Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
- Permis B
*Savoir
- Connaissance dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat et de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...) et logiciels spécifiques
*Savoir-faire
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Appliquer les principes de rédaction administrative
- Construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Rédiger des PV, notes, comptes rendus
*Savoir-être
- Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'initiative
- Sens de la communication et du relationnel, confidentialité, respect de la hiérarchie
- Réactivité, souplesse, disponibilité, diplomatie
- Polyvalence, dynamisme, motivation, culture générale
- Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
À propos de l'offre
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Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 04/08/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLETNE SERA PAS TRAITÉ.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
