assistant(e) administratif(ve) espace GRAND-BO - MAIRIE DU GRAND BORNAND

Sous la responsabilité du chef de service et suivant un planning établi :
? Assister le responsable dans la gestion administrative des agents affectés à l'espace GBO (gestion des EPI, suivi des heures, congés, ...)
? Accueil téléphonique, prise de messages
? Accueil des utilisateurs : recenser et renseigner sur les besoins
? Traitement du courrier (papier et courriel)
? Suivi des dossiers de réservation (devis, contrat, assurance, caution, acompte, paiement, ...)
? Réalisation d'une fiche de bilan pour chaque évènement mentionnant les prestations fournies : dégradations, facturation supplémentaire, retombées pour la commune : nuitée dans le village, plan d'aménagement, ...)en indiquant les points positifs comme négatifs
? Gestion financière : bons d'engagement, suivi de facturation suivant les devis, puis suivi du paiement et relances si nécessaire
? Sous le contrôle du régisseur, enregistrement dans la régie de recettes des paiements et envoi des chèques
? Classement des dossiers
? Rédaction et mise en forme des courriers
? Suivi des mouvements de clefs - relance pour les clefs non rendues
? Accueil du public lors des manifestations, tenue du vestiaire
? Préparation des réceptions : dressage des buffets et service
? Fléchage et signalétique des différentes manifestations, gestion du panneau d'affichage
? Aide occasionnelle à la préparation des manifestations (ménage, vaisselle, rangements ...)
? Aider à la conception et à la diffusion de supports de communication (affiches, flyers, publications web, ...)
? Suivi de l'inventaire

Relations régulières avec les organisateurs
Travail en équipe avec le personnel de l'Espace Grand-Bo
Relations avec les agents des services techniques et administratifs de la mairie
Relations en lien avec l'office du tourisme en fonction des manifestations