Assistant·e administratif·ve et financier·ère F/H
Référence : 2026-2181737
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Campus Etoile
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vous assurez la réalisation des actes comptables et financiers suivant les règles et procédures des tutelles, dans ses domaines d’intervention.
Vos activités principales :
- Engager des commandes via l'outil informatique dédié (SIFAC, Geslab, MyProtis) en accord avec les contrats et conventions en cours,
- Gérer les services faits et les litiges éventuels,
- Suivre le traitement des factures, gérer les workflows,
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques) en vu de la justification des dépenses,
- Etre à l’interface entre le laboratoire et les différents fournisseurs,
- Effectuer la gestion des missions sur les outils dédiés,
- Gérer des contrats de recherche complexes, en effectuant des dépenses pour plusieurs structures de recherche (notamment issus des appels d’offre d’instituts universitaires…)
- Gérer des colloques (gestion des inscriptions, des recettes en interaction avec les services des tutelles, gestion des dépenses et bilans financiers)
- Renseigner ses interlocuteurs en fonction de la règlementation de la dépense publique, des règles de la tutelle et de l’organisation interne du laboratoire,
- Participer à la tenue de l’inventaire des équipements du laboratoire (intégration des données, recollement entre inventaire comptable et inventaire physique, mise à jour)
- Analyser les données comptables et financières courantes,
- Etablir et suivre des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité financière des crédits gérés,
- Transmettre/échanger et discuter au sein du service administratif les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables et être force de proposition sur les nouvelles procédures à mettre en place,
- Diffuser l’information et faire preuve de pédagogie,
- Classer et archiver les documents (y compris de façon dématérialisée),
- Gérer les projets financés par AMUTECH, alloués à une des équipes de l’IM2NP lorsque celle-ci est porteuse de projet
- Participer au montage administratif et financier des dossiers d’achats publics en lien direct avec le directeur administratif,
Activités annexes:
- Assurer ponctuellement la continuité de service en cas d’absence d’un ou une gestionnaire
- Participer à l’organisation d’évènements internes (journées de l’IM2NP…)
- Intégrer différents groupes de travail, participer à l’évolution des procédures internes et être force de proposition (démarche qualité, contrôle interne, développement durable…)
- Remplacement ponctuel en cas d’absence de l’agent du pôle logistique : accueil de personnels (ZRR)), livreurs, envoi des colis/courriers,
Profil recherché
Connaissances et savoirs :
- Maîtriser les techniques de la comptabilité générale et de la gestion financière,
- Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une unité de recherche,
- Connaître les principes essentiels en matière de finances publiques,
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants (tableur, traitement de textes) et les applications de gestion financière GESLAB et SIFAC,
Savoir-faire :
- Savoir appliquer les règles d’usages et procédures administratives,
- Fortes capacités d’analyse des contrats et détection des risques financiers potentiels,
- Capacités d’anticipation et capacité de gestion de fortes charges de travail notamment en clôture de gestion,
- Savoir travailler sur l‘ensemble des outils de chaque tutelle (Geslab, Sifac, MyProtis…)
Savoir-être :
- Faire preuve d’autonomie et de prise d’initiative tout en sachant faire du reporting sur son activité auprès de son responsable,
- Savoir faire preuve de pédagogie
- Savoir travailler en équipe
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
Localisation
Qui sommes-nous ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté
Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.
AMU en vidéo :https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 02/03/2026
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
