Assistant(e) administratif(ve)
Référence : 2025-2035468
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction Départementale des Territoires et de la Mer des Pyrénées-Atlantiques (DDTM 64)
- Localisation : BD TOURASSE 64032 PAU CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Les principales missions sont :
- la préparation des commissions administratives suivies par le service ;
- l'appui direct aux différentes unités du service : organisation de réunions, suivi du courrier, pré-tri des dossiers ;
- la participation aux réunions de suivi des dossiers ;
- la gestion de la boîte aux lettres numérique.
Secrétariat et organisation administrative :
- assurer le lien avec la préfecture sur l'organisation des commissions suivies et assurer la fonction de secrétariat pour celles-ci, pour le compte de la DDTM ;
- gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer les invitations le cas échéant ;
- réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l'intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d'instruction ;
- gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ;
- suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ;
- organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ;
- suivre les congés du service pour le compte du responsable ;
- assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités ;
- tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ;
- préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ;
- mettre à jour et organiser les archives du service.
Liaison hiérarchique :
Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.
Contacts internes :
- Liaisons fonctionnelles internes ;
- Chefs d'unité ;
- SGCD ;
- Autres services de la DDTM
Collaborateurs réguliers :
- Agents et cadres
- Relations avec l'extérieur ;
- Les services de la Préfecture ;
- Les services de l'État ;
- Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ;
- Les usagers et les élus, collectivités.
Profil recherché
Compétences et connaissance attendues :
- Connaissances administratives générales (fonctionnement des services et des collectivités territoriales) ;
- Connaissances dans les domaines de l'aménagement et du développement durable
(urbanisme, environnement, logement, risques, etc.).
Savoir faire :
- Suite office ;
- Gestion du boîte de courrier électronique.
Savoir être :
- Sens des relations humaines ;
- Volonté de constituer un collectif ;
- Aptitude à travailler en équipe et à partager les informations.
Une expérience en urbanisme présente un atout majeur pour la candidature. Cependant, il ne s'agit pas d'une condition préalable à la prise de poste, les connaissances requises pouvant s'acquérir au fil du temps et de formations.
Volonté, sens du service de l'État, curiosité, travail en équipe, sens du collectif, ainsi que l'appétence pour les relations humaines sont des qualités recherchées pour ce poste.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- thomas.harmand@pyrenees-atlantiques.gouv.fr
- celine.labourie@pyrenees-atlantiques.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Le poste d'assistant administratif est rattaché au service Urbanisme et Risques de la DDTM des Pyrénées-Atlantiques, comprenant 28 agents et chargé du portage des politiques de l'État en matière de :
- développement et aménagement durable, planification urbaine ;
- prévention des risques naturels et technologiques ;
- transports et déplacements ;
- instruction des autorisations d'urbanisme pour l'État et les collectivités ;
- liquidation des taxes d'urbanisme.
Il est constitué de 4 unités à Pau et d'un pôle territorial à Bayonne.
Le poste d'assistant administratif est au coeur du fonctionnement du service. En lien étroit avec le chef de service et l'ensemble de l'équipe, l'agent veille à la bonne organisation du travail quotidien : préparation des réunions et des commissions, gestion de l'agenda, contact avec les partenaires, suivi des dossiers, accueil et information du public. Ce poste requiert de la rigueur, le sens du contact et le goût du travail en équipe. Polyvalent et impliqué, l'assistant contribue directement à la qualité du service rendu et au bon fonctionnement collectif. Intégré pleinement à l'équipe, l'agent est en lien constant avec les autres membres de l'équipe.
À propos de l'offre
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Le CV et la lettre de motivation seront à adresser à :
Thomas Harmand, chef du service Urbanisme risques de la DDTM des Pyrénées-Atlantiques :
thomas.harmand@pyrenees-atlantiques.gouv.fr
Céline Labourie, adjointe du chef du service Urbanisme, Risques de la DDTM des Pyrénées-Atlantique :
celine.labourie@pyrenees-atlantiques.gouv.fr
POUR LES FONCTIONNAIRES :
Pour finaliser votre candidature, merci de contacter le service RH afin qu'il vous adresse le formulaire de mobilité à compléter et à retourner avant la date limite de candidature :
sgc-rh-ecologie@pyrenees-atlantiques.gouv.fr
Sans ce document, la candidature ne pourra pas être prise en compte. -
Poste n° RenoiRH 0920640258
COTATION RIFSEEP 1
Niveaux de responsabilité, marge d'initiative et délégations de responsabilités :
- préparation des RDV avant les réunions, envoi des convocations.
Moyens matériels
- Bureau ;
- Matériel informatique ;
- Parc de véhicules en libre accès ;
- Documentation juridique. -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
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Vacant à partir du 01/02/2026
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Assistante / Assistant de direction
