Assistante administrative - COMMUNE DE PERTUIS - ENSEIGNE DE PERTUIS
Référence : O084250115000896
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Pertuis
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Rémunération statutaire + régime indemnitaire + titres restaurant + primes annuelles € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
ACTIVITES PRINCIPALES
Pour le pôle administratif :
? Secrétariat
- Réalisation de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers divers
- Conventions, décisions, délibérations
- Tri, classement et archivage de documents
- Réception, traitement et diffusion d'informations
? Arrêtés municipaux
- Rédaction
- Demande de numéro
- Validation
- Diffusion
? Suivi de l'exécution du marché d'entretien, envoi des plannings, contrôle, modification.
? Organisation de la fête des associations.
? Bilans
? Gestion des salles gérées par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des concierges
- Relations avec les associations
Pour le pôle administratif et avec le chef du service technique :
? Gestion du parc immobilier :
- Demandes d'interventions
- Suivi entretien des bâtiments
- Demandes d'approvisionnements et commandes
? Gestion du matériel géré par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des équipes.
- Relations avec les associations
? Suivi de l'organisation des manifestations du Cabinet du Maire avec le Responsable technique
? Elabore les plans de prévention, dossiers sécurité des évènements et manifestations
Activités spécifiques :
? Régisseur adjoint des recettes pour les salles, le matériel, Sous régies Archives
? Participation aux manifestations de la Direction des Affaires Culturelles
? Missions d'accueil :
- Gestion des conciergeries
- Mise à jour listing Associations
- Tri du courrier et enregistrement.
- Gestion des états des lieux salles et matériel (Réception / Enregistrement/suivi)
- Gestion des clés, des sorties et retour des clés tenue d'un registre - Remises de clés à faire signer impérativement, y compris aux personnes du service.
Profil recherché
Profil / Compétences :
- S'exprimer correctement oralement et par écrit (Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire)
- Connaître fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Comprendre les demandes
- Techniques de secrétariat (Mise en page, mise en forme de courriers ou documents)
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
- Anticipation sur tous les dossiers
- Respect des procédures
- Encaissement de régie
- Anticiper les commandes de fournitures
- Rapidité d'exécution
- Avoir des connaissances dans le domaine de l'organisation de manifestations et gestion des ERP
Savoir être :
- Rigueur
- Discrétion
- Réactivité
- Organisation
- Qualités relationnelles et écoute
- Grande Autonomie
- Esprit d'initiative
- Esprit d'équipe
Formations/diplômes requis :
- Permis B
- Formation « Accueil »
- Formation Word et Excel
- Formation de l'évacuation au public (possible en cours de mission)
- Formation de Sauvetage-Secourisme du Travail (possible en cours de mission)
À propos de l'offre
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Conditions de Travail :
Temps complet 39h du lundi au jeudi : 8h00-12h00/13h30-17h30 et le vendredi 8h00-12h00/13h30-16h30
Disponibilité pour les manifestations de la Direction de la Culture (y compris soirée, week end et jours fériés)
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 10/03/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
