Assistante administrative - COMMUNE DE SAINT-MARTIN-DE-MAY
Référence : O014251201001799
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Martin-de-May
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Chargée d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec le maire, la responsable des services et les élus.
Assiste le responsable des services, le maire et les élus afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, accueil, ...).
Organise et coordonne les informations internes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la commune.
Secrétariat du maire et des élus
- Suivi des dossiers des commissions en assurant le lien avec les différentes personnes concernées.
- Envoi des convocations et des documents nécessaires au bon suivi des commissions aux élus et aux agents concernés.
- Prise de notes, rédaction.
- Assurer les tâches de secrétariat.
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions et réservation des salles.
Gestion de l’agenda des élus et des priorités.
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers.
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée.
- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs.
- Tenue des fichiers contact (sur Outlook) : collecte d’informations et mise à jour.
Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Réception du courrier entrant et maintien du registre adéquat.
- Envoi du courrier sortant et maintien du registre adéquat.
- Distribution/diffusion du courrier vers les services concernés.
Accueil physique et téléphonique
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers l’agent ou le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Gestion de la réservation et tenue du planning des salles de la commune déléguée de May-sur-Orne (salle des fêtes, salle du conseil, salle des associations et, le cas échant, salle de la cantine de l’école Edmond Lejeune).
État civil
Délivrer et enregistrer les différentes demandes d’actes (copie d’acte, avis de mention, livret de famille, transcription, décès, naissances)
Renseigner le logiciel COMEDEC.
Accomplir et assurer le suivi des dossiers mariage, PACS et parrainage civil.
Gérer le planning des différentes cérémonies.
Tenir les registres d’état civil.
Recensement militaire
Elections
Profil recherché
Les « savoirs » :
Techniques de secrétariat (prise de note, courrier, compte-rendu)
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook…)
Capacités rédactionnelles
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Les « savoir-faire » :
Maîtrise les techniques de communication et les outils bureautiques.
Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Être organisé, rigoureux et méthodique.
Être efficace.
Les « savoir-être » :
Sens de l'accueil
Être patient
Être discret
Être sérieux
Être rigoureux
Être assidu et ponctuel
Sens du service public
Sens de la diplomatie
Sens de l’initiative
Disponibilité
Esprit d'équipe
Bonne communication
Bon relationnel
Bonne présentation
À propos de l'offre
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lettre de motivation + CV
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
