ASSISTANT.E ADMINISTRATIVE
Référence : 2025-1890643
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DREETS PACA
Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités de Vaucluse - Localisation : DDETS de Vaucluse, site Chabran Bâtiment A, 2 avenue de la folie 84 905 Avignon Cedex
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales
1/ Assistance et gestion administrative
- Planifier et organiser l'agenda de la cheffe de pôle et des cadres du pôle
- Gérer les appels, les e-mails et le courrier entrant et sortant.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.
- Mettre à jour des documents types : courriers, bordereaux ...
- Préparer les dossiers pour instruction (télechargement, édition..)
- Organiser les réunions internes et externes, y compris la planification et la logistique, en lien avec les partenaires et les services de la Préfecture
- Préparer les dossiers et présentations nécessaires pour les réunions et les instances
- Produire et mettre en forme des documents (Libre Office, Canva...)
- Participer à l'organisation d'événements internes ou externes.
- Accueillir et orienter les visiteurs.
2/ Appui à l'instuction des demandes de la politique du titre et de l'activité partielle en binôme avec les gestionnaires principaux :
Politique du titre
- Appui au contrôle des conditions de validité des sessions d'examen via l'applicatif CERES et vérifier les proces verbaux des sessions
- Appui au traitement des demandes d'habilitation des jurys
- Contrôle des PV de sessions
Activité partielle
- Instruction des demandes d'autorisation en lien avec la gestionnaire principale via l'applicatif APART
- Contribution au plan de contrôle
Appui aux différents dispositifs en fonction de l'évolution des politiques publiques
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
Connaître l'organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d'intervention du service : M
Connaitre l'environnement administratif : M
Connaître les dispositifs, les outils mobilisés, les acteurs et les opérateurs de l'emploi : A
Connaître la procédure administrative : M
Maitriser l'orthographe : E
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Qualités relationnelles et de représentation : ***
Rigueur et discrétion : ***
Disponibilité, capacité d'adaptation et d'initiative : ***
Sens du travail en équipe : ***
Savoir être en relation avec les usagers : ***
Savoir-faire :
Capacité d'écoute, de négociation et représentation de la direction, de la structure : E
Aptitude à la maîtrise des évolutions du contexte et des dispositifs : E
Capacités d'organisation : M
Capacité à à anticiper les besoins, gérer les priorités et respecter les délais : M
Capacité à la rédaction, de notes, de compte rendu ... : M
Capacité à agir dans un contexte complexe : A
Capacité à gérer son activité en respectant les priorités et les échéances : E
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie : E
Maitrise des outils bureautiques (pack Office) et des différents modes de communication : M
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sous l'autorité du préfet, les services de la Direction Départementale de l'Emploi du travail et des Soidarités (DDETS) mettent en œuvre dans le département les politiques relatives :
- à la prévention et à la lutte contre les exclusions, aux fonctions sociales du logement et de l'hébergement, à l'inclusion des personnes en situation de handicap, à la protection de l'enfance, à l'intervention sociale, aux actions de la politique de la ville, à la lutte contre les discriminations et à la promotion de l'égalité des chances ;
- à l'accès et au maintien dans l'emploi des personnes éloignées du marché du travail ;
- à l'anticipation et à l'accompagnement des mutations économiques ;
- au développement de l'emploi et des compétences dans le respect des exigences de qualité.
- à l'inspection et au contrôle des conditions d'accueil des établissements sociaux ;
- au travail et notamment à l'amélioration de la qualité de l'emploi et des relations du travail, ainsi qu'aux missions d'inspection du travail.
La DDETS de Vaucluse est structurée autour de deux départements :
- Département Solidarités avec :
le Pôle Egalité et Cohésion des Territoires,
le pôle Ingénierie Inspection contrôle,
le pôle Insertion Logement,
le Pôle Insertion Sociale et Accès aux Droits.
- Département Emploi, Entreprises et Travail avec :
le Pôle Politiques du travail,
le Pôle Insertion emploi, entreprises (I2E)
Le Pôle I2E de la DDETS comprend 9 agents (5A - 3B- 1C) en c
À propos de l'offre
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Formations prévues:
Accompagnement et tutorat par les cadres du Pôle et les gestionnaires de mesure
Formation en ligne sur la rédaction administrative (Mentor)Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) :
zara.nguyen-minh@vaucluse.gouv.fr
Cheffe du Pôle Insertion Emploi Entreprises
Contact 1 :
Nom Prénom :Christine MAISON
Fonction :Directrice
Mail/téléphone:ddets-direction@vaucluse.gouv.fr
04 90 14 75 02Coordonnées du service des ressources humaines : sgc-mobilite-recrutement@vaucluse.gouv.fr
Documents à transmettre : CV et Lettre de motivation
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Modalités et Conditions de travail
- Placée sous l'autorité hiérarchique de la responsable du Pôle Insertion emploi entreprise
- Possibilité de télétravail (1 jour / semaine)
- Spécificités du poste / Contraintes : travail transversal avec plusieurs cadres de l'équipe -
Vacant à partir du 01/07/2025
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
