Assistante administrative de la direction des affaires générales et de la présidente de la CME(H/F).

Secrétariat de la direction des affaires générales :
·          Prise en charge de la ligne téléphonique de la directrice des affaires générales, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
·          Accueil physique (filtrage de l’information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins)
·          Gestion des agendas
·          Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements,
·          Enregistrement des courriers pour signature de la directrice des affaires générales
·          Préparation et mise en forme des courriers émanant de la directrice des affaires générales

Gestion des plaintes et réclamations des usagers :
·          Enregistrement, suivi et traçabilité des plaintes et réclamations
·          Préparation des éléments de réponse
·          Préparation et mise en forme des courriers de réponse
·          Participation à l’amélioration continue de la qualité de la relation avec les usagers
Secrétariat du Responsable des Usagers du Territoire :
·          Appui administratif au responsable dans ses missions territoriales
·          Suivi des plannings des CDU des établissements du territoire
·          Organisation logistique des instances ou groupes de travail impliquant les usagers
Traitement des demandes d’accès au dossier médical :
·          Accueil des demandes (patients, résidents, ayants droit)
·          Vérification de la recevabilité juridique et administrative
·          Transmission au service des archives
·          Suivi des délais réglementaires et communication des documents autorisés
Gestion des réquisitions (police, gendarmerie, justice) :
·          Réception et enregistrement des réquisitions officielles
·          Coordination avec l’administrateur de garde et le président du conseil de l’ordre
·          Archivage et traçabilité des documents transmis
Secrétariat du Comité d’Éthique :
·          Organisation des réunions (convocations, ordres du jour, logistique)
·          Rédaction des compte-rendu et diffusion des avis rendus
·          Archivage des dossiers présentés et des avis rendus
Secrétariat de la Commission Médicale d’Établissement (CME) :
·          Préparation des séances en lien avec la Présidente de la CME : Planification, recueil des sujets à inscrire à l’ordre du jour et préparation des réunions
·          Gestion des convocations, ordres du jour, logistique des réunions
·          Rédaction et diffusion des procès-verbaux
·          Suivi des délibérations et mise à jour des dossiers
·          Appui administratif à la présidente de la CME
Participation à la permanence du secrétariat du chef d’établissement :
·         Prise en charge selon le planning établi de la ligne téléphonique du directeur, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
·         Accueil physique (filtrage de l’information et orientation des personnes)