Assistante administrative du service et gestionnaire des contrats de fluides à Nevers

- Administratives :
- Gestion et suivi des contrats de fluides (abonnements d'eau potable, abonnements et marchés de fourniture en électricité et gaz, contrats d'abonnement aux réseaux de chauffages urbains, fuel et granulés de bois...) et interlocuteur privilégié des concessionnaires et fournisseurs d'énergies (EDF, ENEDIS, ENGIE, GRDF, marché d'énergie SIEEN, Lyonnaise des eaux, SAUR , Syndicats des Eaux, ENEA...)
- Rédaction de courriers aux partenaires (établissements, locataires ou propriétaires, entreprises, concessionnaires de fluides)
- Élaboration des bilans de dépenses par fonctions, par établissement et par cantons
- Gestion administrative du service : rédaction et gestion des dossiers en commission permanente,
- Enregistrement des factures, gestion et archivages des dossiers, gestion des parapheurs, permanence téléphonique, gestion des agendas
- Assistance à l'élaboration de nouveaux marchés
- Rédaction des lettres de commandes
- Information des établissements concernant les interventions ;
- Comptables :
- Traitement et gestion des dépenses de fluides (EDF, ENGIE, acomptes sur marchés de fourniture en électricité et gaz, fournisseurs d'eau potable, chauffage urbain...)
- Exploitation du logiciel VERTUOZ pour la gestion des abonnements, des consommations et l'élaboration de bilans par sites et relations avec le fournisseur
- Gestion des outils de suivi des consommations en lien avec les utilisateurs pour peser sur les comportements
- Vérification et traitement des devis, factures et acomptes relatifs aux travaux, aux contrats de maintenance
- Établissement des états d'acomptes et des décomptes généraux lorsque le service est maître d'½uvre et pour les marchés de maintenance
- Gestion des marchés, engagements financiers et mandatements sous le logiciel Grand Angle
- Suivi des commandes, facturations et mandats
- Préparation des prévisions de dépenses mensuelles avec tableau de suivi des commandes (marchés et lettres de commande)
- Relation avec Service Financier et Budgétaire
Environnement technique :
- Description technique des interventions nécessaires et contact avec les sociétés de maintenance des installations dans tous les bâtiments (chauffage, ascenseurs, portes de garages, dispositifs anti-intrusion...) et suivi des demandes de dépannages et du retour d'informations des entreprises après dépannage
Tâches occasionnelles :
- Passer des commandes verbales (dépannages d'urgence) en jugeant de l'opportunité et de l'urgence pour réaliser ces travaux
- Relance des entreprises pour les interventions et la facturation
- Toutes autres tâches inhérentes à la fonction

Gestion administrative et comptable des dossiers du service et gestion des contrats de fluides (eau, gaz, électricité...) de tous les bâtiments exploités par les services du Conseil Départemental.