Assistante Administrative et Comptable - COMMUNE DE VALREAS

Le Pôle solidarité de la commune de Valréas gère le Centre Communal d'Action Sociale, le chantier d'insertion Rénoval, l'Espace France Service et le Contrat de ville.
L'agent est placé sous l'autorité du Chef de Pôle Santé et Solidarité. Il assiste le chef de Pôle dans la gestion des missions du Pôle, est en charge de la gestion administrative et financière (90 % du temps de travail) et participe à l'accueil des usagers (10 % du temps de travail)

Gestion administrative
- Gestion et suivi des commissions permanentes d'attribution des aides via le logiciel BL Social ;
- Gestion des Conseils d'administration : convocation, rédaction et suivi des actes administratifs, contrôle de légalité dématérialisé ;
- Assurer le suivi des ressources humaines en lien avec le service GRH ;
- Suivi des inscriptions sur le registre des personnes fragiles ;
- Gestion et suivi des archives.

Gestion financière
- Assister le chef de pôle à la préparation du budget, saisie du budget via le logiciel GFI ;
- Exécution du budget (nomenclature M57) : passation des écritures comptables (Logiciel GFI), suivi de la trésorerie, suivi de l'inventaire, immobilisations ;
- Saisie et suivi des demandes de subventions du Pôle (plateforme dématérialisée) ;
- Suivi des contrats, conventions et marchés ;
- Gestion de la facturation du service de téléassistance : gestion des prélèvements et suivi semestriel des impayés.

Secrétariat :
- Enregistrement et suivi du courrier du Pôle ;
- Assurer le secrétariat du Pôle : réponses aux courriers, bordereaux d'envoi via le logiciel Maarch ;
- Assurer le lien avec les partenaires du Pôle : contact téléphonique/mail, transmissions des documents.

Accueil physique et téléphonique des usagers (en polyvalence avec les autres agents du pôle) :
- Assurer l'accueil du public (physique et téléphonique), le renseigner, l'orienter : prise de rendez-vous sur les agendas des autres agents du Pôle et/ou des partenaires sur Outlook, remise de dossier/ documents aux usagers ... ;
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations ;

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Positionnement hiérarchique :
N+1 : Chef du Pôle Solidarité
N+2 : Directrice Générale des Services

Relations internes :
- Les agents du Pôle
- Elus
- Tous les services municipaux

Relations externes :
- Usagers du pôle (obligatoire)
- Partenaires sociaux locaux et institutionnels (obligatoire)
- Administration décentralisée : Trésor Public, Préfecture, sous-préfecture
- Partenaires associatifs divers (ponctuel)
- Partenaires institutionnels (ponctuel)