ASSISTANTE ADMINISTRATIVE SECRÉTARIAT PARTAGÉ DE LA DIRECTION GÉNÉRALE F/H

Référence : O059251001407281

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Villeneuve d'Ascq
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 01/11/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...). 
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux

Assurer le secrétariat partagé des directeurs généraux et du directeur général du service ainsi que l' accueil physique et téléphonique :

Organisation des agendas de la direction générale : Organiser les rendez vous et en assurer le suivi
Planifier les ressources
Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous
Organiser les déplacements
Assurer la gestion des ordres de mission Traitement et diffusion de l'information -
secrétariat : Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier
 Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité
Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services
Concevoir et alimenter des outils de suivi ,
Mettre en forme et saisir tout document administratif
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers
Assurer la gestion des fournitures
Accueil physique et téléphonique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné
 

Jours travaillés et horaires spécifiques : ce poste nécessite régulièrement une présence jusque 18h parfois plus si urgence, la personne retenue pourra travailler sur 4,5 ou 5 jours/semaine tout en ayant l'obligation d'être présente le samedi matin et le lundi après -midi

Profil recherché

SAVOIR-ETRE :
Discrétion professionnelle, diplomatie, confidentialité 
Autonomie, méthode/rigueur
Capacité à faire preuve de responsabilité,
Aisance relationnelle
Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais
Capacité de travail en équipe,
Communiquer, s'exprimer verbalement et/ou par écrit sans difficulté
 
SAVOIRS : Organigramme et fonctionnement de la collectivité
 Contexte et enjeux de la collectivité Techniques et outils de planification
Techniques d'accueil et de secrétariat
 
SAVOIR-FAIRE : Utiliser les progiciels et outils bureautiques
Alimenter des tableaux de bord
Préparer des dossiers pour les instances
Collecter, traiter et diffuser l'information
Expérience avérée dans le domaine du secrétariat et sur ce type de poste
 

À propos de l'offre

  • [email protected]

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

  • Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

  • Vacant à partir du 01/11/2025

  • Assistante / Assistant de direction

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