Assistant(e) Admisnistratif(ve) - CFA DUNEO
Référence : 2025-1946390
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université du Littoral Côte d'Opale
ULCO - Localisation : Dunkerque
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires catégorie C de la fonction publique
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales : Dans le cadre de la gestion administrative du CFA-DUNEO et en lien avec les UFA, les OPCO, les services internes de l’ULCO, les entreprises partenaires, l’assistante administrative assurera les missions suivantes :
1. Instruire et suivre les dossiers administratifs des alternants via le progiciel de gestion YPAREO
Saisie des rythmes d’alternance
Création des devis alternance (principalement pour les établissements publics).
Création et mise à jour des données de base : villes, établissements, codes IDCC dans les fiches entreprises.
Création des comptes utilisateurs : Apprenants, Maîtres d’apprentissage, Tuteurs Académiques.
Vérification et validation des CERFA avant signature (contrôle de la complétude des dossiers apprenants/entreprises, codification, rémunération, cohérence des dates...).
Contrôle de la complétude des dossiers alternance : conventions de formation signées, CERFA signés.
Collecte des Accords de Prise En Charge (APEC) via les plateformes OPCO, par courrier ou par mail.
Vérification périodique et par échantillonnage des fiches apprenants et des CERFA.
Contrôle anticipé des données pour l’enquête SIFA, en lien avec les CDA.
2. Gérer les non-conformités administratives et financières
Suivi des non-conformités CERFA et conventions : traitement des écarts en lien avec les services RAA, CDA, UFA, facturation.
Prise en charge des non-conformités signalées par les financeurs (OPCO, CNFPT, entreprises).
Vérification des fiches entreprises (complétude des données : NAF, effectif, IDCC, caisse de retraite, numéro de téléphone, etc.).
3. Participer à la gestion logistique et de service
Gestion des demandes d’aides Apprentis : cartes HDF, permis B, dossiers FSA, validation des THR.
Appui administratif et logistique pour les commandes liées aux sites de formation et événements.
Accueil physique (2 demi-journées/semaine sur le périmètre MFPU) et gestion du mail générique DUNEO.
4. Mettre à jour, exploiter et diffuser les informations
Mise à jour des bases de données liées à la gestion de l’alternance.
Alimentation des tableaux de bord et extractions depuis les systèmes d’information.
Recensement et diffusion des offres d’alternance.
Gestion des campagnes emailing pour les événements : salons, web conférences, coaching, autres communications.
Profil recherché
Connaissance, savoir :
· Environnement réglementaire de l’alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation).
· Processus de gestion administrative des dossiers alternance (CERFA, conventions, devis...).
· Logiciels spécifiques : YPAREO (indispensable), plateformes OPCO
· Culture générale des dispositifs de financement (OPCO, CNFPT, aides régionales...).
· Techniques d’accueil et de gestion de la relation usagers.
· Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams) et messagerie collaborative.
Savoir faire :
· Saisir, contrôler et fiabiliser des données dans un logiciel de gestion.
· Vérifier la complétude et la cohérence de dossiers administratifs complexes.
· Identifier, signaler et traiter des anomalies (non-conformités) dans un cadre réglementé.
· Utiliser des outils d’extraction pour alimenter des tableaux de bord et enquêtes (SIFA...).
· Organiser les informations et les transmettre de façon pertinente aux bons interlocuteurs.
· Gérer plusieurs tâches administratives en parallèle, dans le respect des échéances.
· Rédiger des messages clairs, structurés, adaptés aux différents publics.
· Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
· Participer à la logistique et à l’organisation de réunions ou d’événements.
Savoir être :
· Rigueur, sens du détail et fiabilité dans le traitement des informations.
· Discrétion et respect de la confidentialité des données.
· Capacité d’organisation et de priorisation.
· Réactivité et autonomie dans l’exécution des missions.
· Sens du service public et capacité d’adaptation à une grande diversité d’interlocuteurs.
· Esprit d’équipe et coopération avec les différents services (RAA, UFA, CDA, finance...).
· Goût pour les outils numériques
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Rejoignez l’ULCO, l’Université à dimension humaine
Depuis 1991, l’Université du Littoral Côte d’Opale est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l’ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d’enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l’ULCO offre un cadre propice à l’acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun.
En bref :
10 000 étudiants
4 campus (Boulogne-sur-Mer, Calais, Dunkerque et Saint-Omer)
1 000 personnels dont 500 enseignants
+ de 100 diplômes accrédités
3 pôles disciplinaires de recherche en prise avec les grands enjeux de notre époque et les problématiques des territoires
Descriptif du service
Reconnu comme véritable levier d’insertion professionnelle pour les étudiants, le développement de l’alternance est un enjeu politique majeur. Ainsi, l’ULCO, en septembre 2019, a demandé l’extension de son activité de formation à l’apprentissage.
L’alternance représente aujourd’hui plus de 10% de l’effectif de l’ULCO répartis sur 70 formations.
Le CFA-DUNEO porte l’activité Alternance de l’ULCO dans sa globalité (Apprentissage et Contrat de professionnalisation).
Avec l'augmentation du volume d'actes à établir conséquent d'années en années et avec l'évolution de la législation autour des NPEC par les OPCO et les entreprises, il est nécessaire de sécuriser toute la partie facturation du pôle CFA.
Affecté au sein du service de formation professionnelle de l’ULCO (MFPU), pôle CFA - DUNEO, l’adjoint en gestion administrative aura pour mission d’être interface entre le pôle financier de la MFPU et le pôle CFA.
Il (elle) assurera les fonctions d’accueil, information et orientation des publics et aura notamment pour mission de relayer les indicateurs de performance pour optimiser la facturation dans des délais acceptables.
Il (elle) exécutera des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité du CFA de l’Université ; recueillera, traitera et facilitera la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du CFA.
Il (elle) informera et orientera dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Il(elle) sera placé(e
À propos de l'offre
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Encadrement : NON
Conduite de projet : OUI
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
